流程管理操作说明

操作指引 > 流程管理操作说明

本指引将介绍流程管理的要点，说明设置审核关卡的作业程序，以及在审核流程中签核功能的操作运用。

功能简介

于GPM Light系统上可依据作业需求设置审核流程，针对不同的物料或条件设立不同的关卡，并指派适当的人员负责审核，各关卡又可展开分流，细分进行管理。并且于审核流程中应对不同业务情境，可随时弹性的运用多种签核功能实时进行调整。

概要

• 可配合工作排程，配置要审核的表单类型，让实务作业更顺畅。
• 依人员审核范围设置应审核的表单类型，以及应负责审核的关卡，关卡可设顺序，有效分配人力，明确分工。
• 依人员所对应的客户，设置应审核的表单，确实控管料件状况，达到专职管理最大效益。
• 设置多个关卡层层检核，让审核工作拥有高质量的正确率。
• 善用审核流程设置，可自行客制符合公司作业程序的绿色物料审件流程，让实务工作更便捷。
• 可清楚呈现各区块的审核业务和人力运作状态，遇到问题时能实时快速地进行排除。
• 于审核流程中可随时配合实务状况，运用各式签核功能因应临时的调动。

审核流程概念说明

流程设定目的

设定[MCD表格]、[自订表单]、[测试报告]、[成分表]与[各类模组表单]的审核关卡及人员。

此处所指的测试报告及成分表的审核关卡，是更新时要依循的审核流程。

规则符号

设定审核流程前，需先了解各项规则符号的定义：

符号	说明
^	代表『搜索开头的字符』的意思
.	代表『一定有一个任意字符』的意思
*	代表『重复前一个字符，0 到无穷多次』的意思
$	代表『搜索结尾的字符』的意思
\	用来『分隔不同条件』

错误特殊字符提醒

若使用错误的特殊字符，例："()"，导致系统无法辨识，表单则无法走入正确审核流程，可自订提示文字。

• 于[参数设定]>[流程设定以及组态设定中套用规则警示信息]输入要显示的提示文字。
• 提示文字会显示于[关卡进入规则]及[关卡规则]的规则内容下方。

流程设定基础结构图

流程设定结构说明

• 在初期开始建立审核流程时，每一个审核表单里会内建一个预设关卡，开放给没有符合任何[关卡进入规则]的物料进入。
• 完整的审核流程在设定上分为两个阶层：
  • 第一层为[关卡进入规则]-设定进入此关卡(审核流程)的依循规则。
  • 第二层为[关卡规则]-设定已进入此关卡(审核流程)的物料，最终会进入的审核关卡需要符合的规则(可设置多个)以及审核人员。
• 正确的审核流程一定要设定一个「.* 关卡规则」，当物料进入某个关卡(审核流程)后，便会搜索符合的关卡规则进入等待审核，若搜索不到符合的关卡规则，是无法离开此关卡(审核流程)回去预设关卡，最终会因没有归属的审核关卡，变成无人可审的物料。

流程设定范例说明

• 若没有任何适合的流程时，送审的各类表单会直接进入系统预设流程，但如果有符合[进入规则]进入该流程后，则不会再回到系统预设流程。

  

• 下图为自订关卡，所有1、2、3开头的物料会进入此流程，再分别进入符合该料号的关卡，分别由User A、B、C 负责审核。

  • 关卡规则1：11、21、31开头的物料，由User A审核。
  • 关卡规则2：12、22、32开头的物料，由User B审核。
  • 关卡规则3：所有1、2、3开头的物料不符合关卡规则1及2的物料，都由User C审核。

  

• 下图为自订关卡，所有10开头的物料都会进入此流程，由User D 负责审核。

  

示范说明

1. 料号=10002的物料的审核流程结果：UserC→ UserD →完成审核。
2. 料号=12002的MCD表格的设定结果: UserB → 完成审核。
3. 料号=90002的MCD表格的设定结果: UserE→ 完成审核(此料号不符合任何自订关卡，将直接回到系统预设关卡)。

每个关卡最后皆需设置「.*」关卡

每一个关卡最后一定要设一个 「.* 」关卡(如电子件审核1-关卡规则3)，以上方[电子件审核1]为例，所有1、2、3开头的料号都会进入此关卡，若没有设定 「.*」，进入此流程却不符合关卡规则1及2或其他关卡的物料，不会再回到系统预设流程，将会无法被审核。

流程设定操作说明

设定预设关卡审核人员

系统初上线时，即需建立[MCD表格]、[自订表单]、[测试报告]与[成分表]四种审核表单 (有启动其它模组，需再建立相对应的审核表单)，审核表单内会内建预设关卡，需设定审核人员，操作说明如下：

1. 点击左侧功能菜单 [控制台] > [流程管理] > [流程设定] 。

2. 点击命令列上的 键，完成所有审核表单的建立。

3. 建立完成后于此功能点击 即会显示所有审核表单清单。

4. 勾选要进行设定的审核表单后，点击命令列上的 键打开编辑页面。

5. 于[审核关卡]区块会看见[关卡名称]为系统默认的关卡，点击 图示打开关卡清单编辑页面。

6. 于[关卡规则]区块右下角点击 键，打开关卡规则设定页面，依序设定[规则内容]，各栏位设定方式如下：

   • 需审核人数：输入阿拉伯数字。
     • 全数同意：勾选即表示需此关卡的人员全部审核通过/退回，才可进入下一个关卡或通过/退回。
   • 应审核天数：输入阿拉伯数字。
   • 审核群组：点击 选择可审核此关卡的群组(来源为群组设定功能所设定的群组)。
   • 审核人员：点击 选择可审核此关卡的人员(来源为用户管理所建立的用户)
   • 审核功能：勾选[加签]或[转签]后，在审核页面就会显示该按键，供审核人员操作。

7. 完成后点击，回到关卡编辑页面将资料保存，即完成预设关卡的审核人员设定。

8. 于关卡清单编辑页面点击 ，即完成预设关卡的设定，系统会自动生成[版本号] v1。

关卡设定规则

• 应审核人数不得大于审核人员及审核群组人数。
• 勾选[全数同意]后，[需审核人数]填入的数量却"不等于"该关卡审核人数时，取其严需全数同意。
• 只要点击 ，该流程即会产生新的版本，系统会自动生成版本号，第一次发布为v1，第二次发布为v2，以此类推，每次发布[版本号]会累加上去，故若要再设定其它审核关卡，请全部设定完成后再进行发布。
• 审核表单无法重复建立，当所有类型的审核表单建立完成后即无法再进行新增。

新增关卡(审核流程)

当预设关卡的审核人员设定完成后，即可开始新增所需的审核流程，操作步骤说明如下：

1. 点击左侧功能菜单 [控制台] > [流程管理] > [流程设定] 。

2. 点击 即会显示所有审核表单清单。

3. 勾选要新增流程的审核表单后，点击命令列上的 键打开关卡清单编辑页面。

4. 点击[审核关卡]区块右下角的 键，新增关卡。

5. 填入关卡的名称，请设定易于判别的名称，利于后续辨识。

6. 首先于页面上方要先设定[关卡进入规则]，点击此区块左下角的 键，打开关卡进入规则设定页面。

7. 选择此关卡的[规则依循栏位]，输入[套用规则]，完成后点击 。

8. 接着于页面下方设定[关卡规则]，点击此区块右下角的 键，打开关卡规则设定页面。

9. 选择此审核关卡的[规则依循栏位]，输入 [套用规则] ，依序设定[规则内容]，完成后点击，各栏位设定方式如下：

   • 需审核人数：输入阿拉伯数字。
     • 全数同意：勾选即表示需此关卡的人员全部审核通过/退回，才可进入下一个关卡或通过/退回。
   • 应审核天数：输入阿拉伯数字。
   • 审核群组：点击 选择可审核此关卡的群组(来源为群组设定功能所设定的群组)。
   • 审核人员：点击 选择可审核此关卡的人员(来源为用户管理所建立的用户)
   • 审核功能：勾选[加签]或[转签]后，在审核页面就会显示该按键，供审核人员操作。

10. 重复上述步骤4~9，直至所有的关卡设定完成，点击 ，新的审核关卡即新增完成(详细设定内容，请参阅系统功能介绍 > 流程设定)。

若要修改关卡顺序，鼠标按住要更改的关卡后进行拖曳即可。

注意

当所有关卡设定完成后，必需要点击 键才会保存设定，正式发布至系统，若未要点击 离开关卡编辑页面，本次编辑过的关卡不会保存。

设定两个关卡

• 如要设定两个有顺序的前后关卡，例：A审完B才能审的方式如下：其它内容的新增方式同前述-新增关卡的说明(此两个关卡内也可以设定多人审核)。

• 于新增两笔[关卡进入规则]内容一样的关卡，系统对[规则内容]的设定没有限制，可全部设定为不一样，也可都相同，但若设置一样的审核人员和审核群组，则相同的人员要再审核一次(下图范例，G开头的物料会按照顺序由指派的人员进行审核)。

  

修改关卡(审核流程)

修改审核流程的操作说明如下：

1. 点击左侧功能菜单 [控制台] > [流程管理] > [流程设定] 。

2. 点击 查询所有的审核表单。

3. 勾选要编辑的审核表单后，点击命令列上的 键打开编辑页面。

4. 若要修改关卡顺序，鼠标游标长按要变更的关卡后进行拖曳即可。

5. 于要修改的关卡点击 ，打开关卡编辑页面。

6. 点击[关卡进入规则]或[关卡规则]左方的图示即可进行编辑，修改完成后点击 ，各栏位修改方式说明如下：

   关卡进入规则

   • 规则依循栏位：下拉选择。

   • 套用规则：输入任意内容及系统规定的符号。

   关卡规则

   • 规则依循栏位：下拉选择。
   • 套用规则：输入任意内容及系统规定的符号 。
   • 需审核人数：输入阿拉伯数字。
     • 全数同意：勾选。
   • 应审核天数：输入阿拉伯数字。
   • 审核群组：点击 选择可审核此关卡的群组(来源为群组设定功能所设定的群组)。
   • 审核人员：点击 选择可审核此关卡的人员(来源为用户管理所建立的用户)。
   • 审核功能：加签或转签 - 勾选。

7. 完成上述的操作步骤后保存再执行发布，审核关卡即修改完成(详细设定内容，请参阅系统功能介绍 > 流程设定)。

注意

• 审核关卡经修改执行发布进版后，先前已送审的表单不会套用最新版的审核流程，会维持依循原先所套用的审核流程版本。

范例说明：

假设GWxxx的料件，已送审并套用v2版本的流程，不管有没有走完流程，若后续更改了其中的关卡内容，发布进版为v3版本，此料件仍是依照v2版本的流程走完关卡，不会变更成v3版本的流程﹔若审核关卡有设定审核群组，后续有异动该群组的人员，于异动前所送审的表单应审核人员仍会维持原先群组的人员，例如：表单送审时所走进的关卡设有审核群组为GP部门，该群组有A、B、C三人，后续将该群组变更为D、C二人，此表单应审核人员仍会有A、B、C三人，不会变更为D、C二人。

流程设计注意事项

• 当设定有多个关卡时，若第一关人员审核通过后，资料会进入第二关搜索是否有符合的[关卡规则]，若没有找到，结果即会取第一关人员所审核的结果-通过。

• 关卡设定原则及范例如下：

  • 资料进入第一个关卡后会再往下个关卡走，符合就会进入，完成关卡的设定要求后再往下个关卡走，一直走到结束。
  • 若有任一份审核表单，不符合任何一个关卡，则会进入系统预设关卡；反之，只要有符合任一关卡进入后，则不会再走回系统预设关卡。
  • [关卡规则]是从顺序=0者开始，找到一个符合的就不会再往下一个走；故在每一个不同进入规则的关卡内，一定要设定一个[套用规则]为.* 的关卡。如下表的A流程，如果没有设定.* 的关卡，10、21、11、22开头以外的1及2开头的物料并不会跳出该关卡回到系统预设关卡，会成为没有人员可审核的物料。

MCD表格设定举例：

1. 「料号=10000的MCD表格」的设定结果：UserB → UserE →完成审核。
2. 「料号=11002的MCD表格」的设定结果：UserC → 完成审核。
3. 「料号=23002的MCD表格」的设定结果： UserD → 完成审核。
4. 「料号=90002的MCD表格」的设定结果： UserA → finish

承认表单设定举例：

1. 「料号=10002的表单A」的设定结果：UserC → UserF → 完成审核。
2. 「料号=12002的表单B」的设定结果: UserD → 完成审核。
3. 「料号=10002的表单C」的设定结果: UserE → 完成审核。
4. 「料号=90002的表单D」的设定结果: UserA → 完成审核。

审核关卡版本查询

于审核关卡清单下方的[审核关卡版本查询]区，可查询所有历史版本的审核关卡，操作说明如下：

1. 页面预设会显示会最新版的审核关卡，于[版本号]栏位输入数字(对应的版本号，例：1、2...)后点击 。
2. 所查询的关卡即会显示于页面上。
3. 若要显示回最新版的关卡，清空[版本号]栏位后点击 即可。

流程监控

基于权限管控，提供系统管理员临时调整流程签核的功能，可因应实务状况变动或针对异常表单做弹性管理，这些管理异动会留存记录供后续备查。

查询流程记录

查看表单完整的流程记录，操作说明如下：

1. 点击左侧功能菜单 [控制台] > [流程管理] > [流程监控] 。

2. 点击 即会预设显示审核状态为"审核中"的表单清单。

3. 您可通过 筛选特定的记录后查询，查询结果会呈现在右下方的表格。

4. 勾选一笔要查看的表单记录，点击命令列的 键。

5. 于上方可以看到此表单所有的流程信息，下方可看到详细的流转记录。

   流程信息

   显示审核流程里所有的关卡及审核人员信息，可看见右上方有标注不同的关卡状态会显示的颜色或线条，说明如下：

   • 已审核关卡(浅蓝色) - 表示已审核通过的关卡，会有红字注记审核通过的日期。
   • 未进入关卡(浅蓝色+虚线) - 表示原本流程设定要进入的关卡，因"签核关卡调整"而跳过没有进入的关卡。
   • 当前关卡(蓝色) - 当前正在审核的关卡。
   • 未进入关卡(灰色) - 还没有进入的关卡。

流转记录

以表格的方式呈现表单审核通过历程及每个关卡签核更新的记录。

操作记录

仅会记录通过时最后的签核更改，于通过前若有执行多次签核更改不会记录于此。

撤签

可将审核流程撤回到上一个关卡，操作说明如下：

1. 点击左侧功能菜单 [控制台] > [流程管理] > [流程监控] 。
2. 点击 即会预设显示审核状态为"审核中"的表单清单。
3. 您可通过 筛选特定的记录后查询，查询结果会呈现在右下方的表格。
4. 勾选一笔要撤签的表单记录，点击命令列的 键。
5. 会弹跳出撤签窗口，填入撤回原因。
6. 设定完成后点击[保存后关闭]，审核表单会立即撤回至上一个关卡。

撤回状态

• 审核中(多关卡) - 维持为"审核中"，退回至上一个关卡，若只走到第一个关卡，则会退回给送件者，并于审核说明显示所填入的撤回原因。
• 审核中(单一关卡) - 会变更为"退回"，并于审核说明显示所填入的撤回原因。
• 审核通过 - 会变更为"审核中"。

会签

可更改当前关卡的[需审核人数]及审核人员，操作说明如下：

1. 点击左侧功能菜单 [控制台] > [流程管理] > [流程监控] 。
2. 点击 即会预设显示审核状态为"审核中"的表单清单。
3. 您可通过 筛选特定的记录后查询，查询结果会呈现在右下方的表格。
4. 勾选一笔要会签的表单记录，点击命令列的 键。
5. 会弹跳出会签窗口，依栏位进行设定。
   • 会签关卡 - 下拉选择要进行会签的关卡。
   • 需审核人数 - 输入更新后需审核的人数，并可于此处变更是否需要全数通过。
   • 审核群组 - 预设显示所选择的会签关卡所设定的审核群组，选择要变更的审核群组(可不变更)。
   • 审核人员 - 预设显示所选择的会签关卡所设定的审核人员，选择要变更的审核人员(可不变更)
6. 设定完成后点击[保存后关闭]，会签关卡会立即依据设定进行调整。

会签规则

• [会签关卡]只能选择到未审核的关卡，已审核通过的关卡无法选择。
• 所设定的需审核人数不能小于原来的需审核人数。
• 所设定的需审核人数不能大于审核人员总人数。
• [会签]操作完成后，原来设定的关卡及审核人员会被覆盖。

转签

可将审核表单转交由其他用户来代为审核，操作说明如下：

1. 点击左侧功能菜单 [控制台] > [流程管理] > [流程监控] 。
2. 点击 即会预设显示审核状态为"审核中"的表单清单。
3. 您可通过 筛选特定的记录后查询，查询结果会呈现在右下方的表格。
4. 勾选一笔要转签的表单记录，点击命令列的 键。
5. 会弹跳出转签窗口，依栏位进行设定。
   • 转签关卡 - 下拉选择要转移审核权限的审核人员所在关卡。
   • 转签人员 - 点击 会打开显示转签关卡所有审核人员的窗口，选择要转移审核权限的用户。
   • 指派人员 - 点击 会打开显示所有用户的窗口，选择一个要被指派审核作业的用户。
6. 设定完成后点击[保存后关闭]，转签人员的审核权限会立即转移给指派人员。

转签规则

• [转签关卡]只能选择到未审核的关卡，已审核通过的关卡无法选择。
• [转签人员]只能选择当前关卡的审核人员。
• [指派人员]无法设定为[转签关卡]其他的审核人员。
• [指派人员]可设定为流程中其他关卡的审核人员。
• 转签成功后，转签人员即无权限审核该表单。
• 若转签关卡不止一人，关卡内其他的审核人员对转签出去的审核表单，仍具有审核权限。
• 若转签操作错误，可随时将指派人员的审核权限转回给转签人员。
• 转签仅是单次将个人的审核权限转移给其他用户，不会变动原来的审核流程，若设有多关卡审核，仍需按照原来的关卡走下去。

加签

可于审核流程增加审核关卡及审核人员，操作说明如下：

1. 点击左侧功能菜单 [控制台] > [流程管理] > [流程监控] 。
2. 点击 即会预设显示审核状态为"审核中"的表单清单。
3. 您可通过 筛选特定的记录后查询，查询结果会呈现在右下方的表格。
4. 勾选一笔要加签的表单记录，点击命令列的 键。
5. 会弹跳出加签窗口，依栏位进行设定。
   • 指派关卡 - 下拉选择要增加新关卡的关卡。
   • 加签人员 - 点击 会打开显示所有用户的窗口，选择要加签的用户(可选择多个)。
6. 设定完成后点击[保存后关闭]，新增的关卡会加入于指派关卡的下一关，并把将加签人员加入此关卡中。

加签关卡流程信息图

下图[科级审核]为指派关卡，加签的关卡会加在下一关，于原先的下一关的前，加签的关卡名称与指派关卡[科级审核]名称一样，会在后方注记(加签一)，以便识别。

加签规则

• [转签关卡]只能选择到未审核的关卡，已审核通过的关卡无法选择。
• 加签人员可以是原本流程及指派关卡中的审核人员，并可重复被加入多个加签关卡中。
• 于加签关卡加入的加签人员数量即为该关卡"需审核人数"。
• 若要新增多个加签关卡，第一次加签成功后，再次执行加签时，[指派关卡]请选择(加签一)关卡，第二次加签成功后，新关卡则会加在(加签一)的下一关，并注记为(加签二)，多次加签，则以此类推为(加签三)、(加签四)。
• 加签成功后即无法删除新增的关卡，若操作错误，不要进入加签关卡，可运用"签核关卡调整"进行设定，跳过加签关卡。
• 加签仅是单次于指派关卡后加入新的关卡及审核人员，不会变动原来的审核流程，若设有多关卡审核，仍需按照原来的关卡走下去。

签核关卡调整

调整审核流程，可设定当前关卡的下一关，操作说明如下：

1. 点击左侧功能菜单 [控制台] > [流程管理] > [流程监控] 。
2. 点击 即会预设显示审核状态为"审核中"的表单清单。
3. 您可通过 筛选特定的记录后查询，查询结果会呈现在右下方的表格。
4. 勾选一笔要调整签核关卡的表单记录，点击命令列的 键。
5. 会弹跳出审核关卡调整窗口，依栏位进行设定。
   • 当前关卡 - 当前审核表单所在的关卡。
   • 指定下一关卡 - 可跳过原先设定的关卡，指定下一关卡。
   • 调整原因 - 输入调整签核关卡的原因。
6. 设定完成后点击[保存后关闭]，审核流程会立即依据设定进行调整。

签核关卡调整规则

• [会签]、[转签]和[加签]都可选择其它关卡进行设定，[签核关卡调整]只能调整"当前关卡"的下一个关卡，无法调整其它未进入关卡。
• 可从当前关卡跳过"多个关卡"，到指定关卡。
• 设定后不影响当前关卡的作业，走完当前关卡流程，才会进入[指定下一关卡]。

催办

可寄发邮件给下一个关卡的审核人员，稽催审核作业，操作说明如下：

1. 点击左侧功能菜单 [控制台] > [流程管理] > [流程监控] 。
2. 点击 即会预设显示审核状态为"审核中"的表单清单。
3. 您可通过 筛选特定的记录后查询，查询结果会呈现在右下方的表格。
4. 勾选一笔要执行催办的表单记录，点击命令列的 键。
5. 于打开的窗口填写/修改栏位内容，说明如下
   • 邮件主旨 - 预设填入「【催办】环保料件审批」，可依需求修改。
   • 收件人 - 预设填入下一个关卡所有审核人员的mail，可依需求修改。
   • 抄送人 - 预设空白，可输入其他要收到通知的mail。
   • 本文 - 预设填入「以下为待审核料件清单，请实时处理」，可依需求修改。
6. 填写完成后点击左上角的 键，系统会出现「是否确认发送?」的提示对话框，点击 。
7. 出现「Email 已发送」的提示，表示催办邮件已成功发送至指定的mail中。

催办邮件_范例图

资料导正

需要将历史资料导正，可于此处进行查看及执行功能，导正的方式说明如下：

1. 点击左侧功能菜单 [控制台] > [流程管理] > [流程监控] 。
2. 点击 即会预设显示审核状态为"审核中"的表单清单。
3. 您可通过 筛选特定的记录后查询，查询结果会呈现在右下方的表格。
4. 点击命令列的 键，会出现「确认资料导正？」的提示对话框，点击 。
5. 系统会将清单中所有的历史资料导正，后续即可于此功能进行查看及执行功能。

若没有进行导正，勾选资料点击 键后，无法查看资料内容，且会显示「查看失败」的提示。

相关功能

• 系统功能介绍 >流程监控
• 系统功能介绍 > 流程设定
• 系统功能介绍 >审核依表单
• 系统功能介绍 >审核依承认KEY值
• 系统功能介绍 >审核依物料
• 操作指引 > 审核中心
• 操作指引 > 查看与审核

相关内容

• 快速入门 > ezGPM Light 系统设置