流程管理操作说明

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本指引将介绍流程管理的要点，说明设置审核关卡的作业程序，以及在审核流程中签核功能的操作运用。

流程管理

功能简介

于GPM Light系统上可依据作业需求设置审核流程，针对不同的物料或条件设立不同的关卡，并指派适当的人员负责审核，各关卡又可展开分流，细分进行管理。并且于审核流程中应对不同业务情境，可随时弹性的运用多种签核功能实时进行调整。

可配合工作排程，配置要审核的表单类型，让实务作业更顺畅。
依人员审核范围设置应审核的表单类型，以及应负责审核的关卡，关卡可设顺序，有效分配人力，明确分工。
依人员所对应的客户，设置应审核的表单，确实控管料件状况，达到专职管理最大效益。
设置多个关卡层层检核，让审核工作拥有高质量的正确率。
善用审核流程设置，可自行客制符合公司作业程序的绿色物料审件流程，让实务工作更便捷。
可清楚呈现各区块的审核业务和人力运作状态，遇到问题时能实时快速地进行排除。
于审核流程中可随时配合实务状况，运用各式签核功能因应临时的调动。

审核流程功能说明

设定[MCD表格]、[自订表单]、[测试报告]、[成分表]与[各类模组表单]在供应商送审后进入的审核流程/关卡及审核人员。此处所指的测试报告及成分表的审核关卡，是更新时要依循的审核流程。

流程管理

下面以MCD表格的流程设定界面为例进行说明，流程设定界面分为上下两个区域：审核关卡、审核关卡版本查询

审核关卡

设定表单进入审核流程后进入的关卡规则，也可称之为分流机制，下面将说明关卡规则：

关卡进入顺序：表单送审后，首先跳过顺序【1】的【系统默认】关卡，从顺序【2】的关卡开始比对，若当前表单符合进入规则，则会进入该审核关卡。如下图标黄部分，料号以FP开头的表单会进入顺序【2】的审核关卡。
可进入多关卡：若表单同时符合多个关卡的进入规则，则会按照顺序依次进入。如下图标黄部分，料号以M开头的表单会依次进入顺序【3】、【4】的审核关卡，即该表单进入审核流程后将会有2个审核关卡。
系统默认关卡：若表单不符合顺序【1】之后的所有关卡进入规则，则表单会进入顺序【1】的系统默认关卡。如下图标黄部分，料号以S开头的表单会进入顺序【1】的审核关卡。
第二层分流关卡：系统目前可以实现2层分流，例如经过第一层分流后，可以再细分到不同关卡，由不同人员审核。在下图红框1属于第一层分流关卡，红框2属于第二层分流关卡。

如下图标黄部分，料号以MRB开头的表单，将进入下图进入顺序【3】的科级审核关卡，之后会进入料号以MRB开头的关卡。流程管理

第二层分流关卡与第一层分流关卡的差异

第二层分流关卡没有系统默认关卡，从顺序【0】开始往下匹配，若有符合的关卡，则进入该审核关卡，进入后，即便该表单符合之后顺序的关卡规则，也不会再进入。

审核关卡版本查询

审核关卡在设定后，会保存设定并以版本号的形式记录，每一次修改审核关卡并且发布后，最新的审核关卡版本号会相较旧版+1，用户可以在审核关卡版本查询查看每一个版本的审核关卡内容。流程管理

规则符号

设定审核流程前，需先了解各项规则符号的定义：

符号	说明
^	代表『搜索开头的字符』的意思
.	代表『一定有一个任意字符』的意思
*	代表『重复前一个字符，0 到无穷多次』的意思
$	代表『搜索结尾的字符』的意思
\	用来『分隔不同条件』

错误特殊字符提醒

若使用错误的特殊字符，例："()"，导致系统无法辨识，表单则无法走入正确审核流程，可自订提示文字。

于[参数设定]>[流程设定以及组态设定中套用规则警示信息]输入要显示的提示文字。

提示文字会显示于[关卡进入规则]及[关卡规则]的规则内容下方。

流程设定操作说明

设定预设关卡审核人员

系统初上线时，即需建立[MCD表格]、[自订表单]、[测试报告]与[成分表]四种审核表单 (有启动其它模组，需再新增相对应的审核表单审核流程)，审核表单内会内建预设关卡，需设定审核人员，操作说明如下：

点击左侧功能菜单 [控制台] > [流程管理] > [流程设定] 。
于此功能点击即会显示所有审核表单清单。
点击命令列上的键，系统进入表单审核流程编辑窗口。
在审核流程设定窗口中，可以看到设定的审核表单名称，系统会自动设定，不需要编辑。
于[审核关卡]区块会看见[关卡名称]为系统默认的关卡，点击图示打开关卡清单编辑页面。
于[关卡规则]区块点击顺序【0】关卡的键，打开关卡规则设定页面。
依序设定[规则内容]，各栏位设定方式如下：
- 自动审核通过：开启后，下方栏位隐藏。设定后进入此关卡的表单将自动审核通过。
- 需审核人数：输入阿拉伯数字。
  - 全数同意：勾选即表示需此关卡的人员全部审核通过/退回，才可进入下一个关卡或通过/退回。
- 应审核天数：输入阿拉伯数字。
- 审核群组：点击选择可审核此关卡的群组(来源为群组设定功能所设定的群组)。
- 审核人员：点击选择可审核此关卡的人员(来源为用户管理所建立的用户)。
- 审核功能：勾选[加签]或[转签]后，在审核页面就会显示该按键，供审核人员操作。

完成后点击，回到关卡编辑页面将资料保存，即完成预设关卡的审核人员设定。
于关卡清单编辑页面点击，即完成预设关卡的设定，系统会自动生成[版本号] v1。

关卡设定规则

应审核人数不得大于审核人员及审核群组人数。

勾选[全数同意]后，[需审核人数]填入的数量却"不等于"该关卡审核人数时，取其严需全数同意。

只要点击，该流程即会产生新的版本，系统会自动生成版本号，第一次发布为v1，第二次发布为v2，以此类推，每次发布[版本号]会累加上去，故若要再设定其它审核关卡，请全部设定完成后再进行发布。

审核表单无法重复建立，当所有类型的审核表单建立完成后即无法再进行新增。

关卡对应的审核人员为【审核人员】加【审核群组】所有人员

审核人类型设定

开启审核人类型设定后，对于每一个关卡的审核人可以做个性化设定。开启功能后，可于[审核人类型]选择：审核人、审核角色、指定栏位。

审核人：设定该关卡的【审核人员】、【审核群组】。

审核角色：此功能需先设定审核角色对应栏位，才可使用。

指定栏位：选择后，需要再设定【指定栏位】、【指定栏位内容类型】。

【指定栏位】：设定审核人来源栏位，取自物料、厂商、物料厂商关联有启用的扩充栏位

【指定栏位内容类型】：设定该栏位是登录账号或群组

新增/修改关卡

当预设关卡的审核人员设定完成后，即可开始新增所需的审核流程，修改关卡操作类似，操作步骤说明如下：

点击左侧功能菜单 [控制台] > [流程管理] > [流程设定] 。
点击即会显示所有审核表单清单。
勾选要设定的表单类型。
点击命令列上的键打开关卡清单编辑页面。
点击[审核关卡]区块右下角的键，新增关卡。
填入关卡的名称，请设定易于判别的名称，利于后续辨识。
首先于页面上方要先设定[关卡进入规则]，点击此区块左下角的键，打开关卡进入规则设定页面。
选择此关卡的[规则依循栏位]，输入[套用规则]，完成后点击。
接着于页面下方设定[关卡规则]，点击此区块右下角的键，打开关卡规则设定页面。
选择此审核关卡的[规则依循栏位]，输入 [套用规则] ，依序设定[规则内容]，完成后点击，各栏位设定方式如下：

自动审核通过：开启后，下方栏位隐藏。设定后进入此关卡的表单将自动审核通过。
需审核人数：输入阿拉伯数字。
- 全数同意：勾选即表示需此关卡的人员全部审核通过/退回，才可进入下一个关卡或通过/退回。
应审核天数：输入阿拉伯数字。
审核群组：点击选择可审核此关卡的群组(来源为群组设定功能所设定的群组)。
审核人员：点击选择可审核此关卡的人员(来源为用户管理所建立的用户)
审核功能：勾选[加签]或[转签]后，在审核页面就会显示该按键，供审核人员操作。

重复上述步骤5~9，直至所有的关卡设定完成，点击，新的审核关卡即新增完成(详细设定内容，请参阅系统功能介绍 > 流程设定)。

流程管理

注意

若要修改关卡顺序，鼠标按住要更改的关卡后进行拖曳即可。

当所有关卡设定完成后，必需要点击键才会保存设定，正式发布至系统，若未要点击离开关卡编辑页面，本次编辑过的关卡不会保存。

新增/修改审核关卡且执行发布后，先前已送审的表单不会执行最新版的审核流程，新送审的表单才会依照新版审核流程执行。

范例说明：

假设GWxxx的料件，已送审并套用v2版本的流程，不管有没有走完流程，若后续更改了其中的关卡内容，发布进版为v3版本，此料件仍是依照v2版本的流程走完关卡，不会变更成v3版本的流程﹔若审核关卡有设定审核群组，后续有异动该群组的人员，于异动前所送审的表单应审核人员仍会维持原先群组的人员，例如：表单送审时所走进的关卡设有审核群组为GP部门，该群组有A、B、C三人，后续将该群组变更为D、C二人，此表单应审核人员仍会有A、B、C三人，不会变更为D、C二人。

设定多关卡审核

如要设定两个有顺序的前后关卡，例：A审完B才能审的方式如下：

新增两笔[进入规则]内容一样的关卡，顺序靠前的关卡设定审核人员为A，顺序靠前的关卡设定审核人员为B，如下图范例G开头的物料会有两个关卡的人员进行审核。

审核关卡版本查询

于审核关卡清单下方的[审核关卡版本查询]区，可查询所有历史版本的审核关卡，操作说明如下：

页面预设会显示会最新版的审核关卡，于[版本号]栏位输入数字(对应的版本号，例：1、2...)后点击。
所查询的关卡即会显示于页面上。
若要显示回最新版的关卡，清空[版本号]栏位后点击即可。

流程监控

基于权限管控，提供系统管理员临时调整流程签核的功能，可因应实务状况变动或针对异常表单做弹性管理，这些管理异动会留存记录供后续备查。

流转记录

查看表单完整的流程记录，操作说明如下：

点击左侧功能菜单 [控制台] > [流程管理] > [流程监控] 。
点击即会预设显示审核状态为"审核中"的表单清单。
您可通过筛选特定的记录后查询，查询结果会呈现在右下方的表格。
勾选一笔要查看的表单记录，点击命令列的键。
于上方可以看到此表单所有的流程信息，下方可看到详细的流转记录。

流程信息

显示审核流程里所有的关卡及审核人员信息，可看见右上方有标注不同的关卡状态会显示的颜色或线条，说明如下：
- 已审核关卡(浅蓝色) - 表示已审核通过的关卡，会有红字注记审核通过的日期。
- 未进入关卡(浅蓝色+虚线) - 表示原本流程设定要进入的关卡，因"签核关卡调整"而跳过没有进入的关卡。
- 当前关卡(蓝色) - 当前正在审核的关卡。
- 未进入关卡(灰色) - 还没有进入的关卡。

流程信息

流转记录

以表格的方式呈现表单审核通过历程及每个关卡签核更新的记录。

流转记录

撤签

撤签可将审核流程撤回到上一个关卡，操作说明如下：

点击左侧功能菜单 [控制台] > [流程管理] > [流程监控] 。
点击即会预设显示审核状态为"审核中"的表单清单。
您可通过筛选特定的记录后查询，查询结果会呈现在右下方的表格。
勾选一笔要撤签的表单记录，点击命令列的键。
会弹跳出撤签窗口，填入撤回原因。
设定完成后点击[保存后关闭]，审核表单会立即撤回至上一个关卡。

审核状态变更

审核中(多关卡)进行撤签 - 审核状态维持为"审核中"，退回至上一个关卡，若只走到第一个关卡，则退回给送件者，并于审核说明显示撤签原因。

审核中(单一关卡)进行撤签 - 审核状态会变更为"退回"，并于审核说明显示撤签原因。

审核通过进行撤签 - 审核状态会变更为"审核中"。

会签

会签可更改当前关卡以及未进入关卡的[需审核人数]及审核人员，操作说明如下：

点击左侧功能菜单 [控制台] > [流程管理] > [流程监控] 。
点击即会预设显示审核状态为"审核中"的表单清单。
您可通过筛选特定的记录后查询，查询结果会呈现在右下方的表格。
勾选一笔要会签的表单记录，点击命令列的键。
会弹跳出会签窗口，依栏位进行设定。
- 会签关卡 - 下拉选择要进行会签的关卡。
- 需审核人数 - 输入更新后需审核的人数，并可于此处变更是否需要全数通过。
- 审核群组 - 预设显示所选择的会签关卡所设定的审核群组，选择要变更的审核群组(可不变更)。
- 审核人员 - 预设显示所选择的会签关卡所设定的审核人员，选择要变更的审核人员(可不变更)
设定完成后点击[保存后关闭]，会签关卡会立即依据设定进行调整。

会签规则

[会签关卡]只能选择到未审核的关卡，已审核通过的关卡无法选择。

所设定的需审核人数不能小于原来的需审核人数。

所设定的需审核人数不能大于审核人员总人数。

[会签]操作完成后，关卡原来设定信息会被覆盖。

转签

可将审核表单转交由其他用户来代为审核，操作说明如下：

点击左侧功能菜单 [控制台] > [流程管理] > [流程监控] 。
点击即会预设显示审核状态为"审核中"的表单清单。
您可通过筛选特定的记录后查询，查询结果会呈现在右下方的表格。
勾选一笔(或多笔)要转签的表单记录，点击命令列的键。
会弹跳出转签窗口，依栏位进行设定。
- 转签关卡 - 下拉选择要转移审核权限的审核人员所在关卡。
- 转签人员 - 点击会打开显示转签关卡所有审核人员的窗口，选择要转移审核权限的用户。
- 指派人员 - 点击会打开显示所有用户的窗口，选择一个要被指派审核作业的用户。
设定完成后点击[保存后关闭]，转签人员的审核权限会立即转移给指派人员。

转签规则

[转签关卡]只能选择到未审核的关卡，已审核通过的关卡无法选择。

[转签人员]只能选择当前关卡的审核人员。

[指派人员]无法设定为[转签关卡]其他的审核人员，可设定为流程中其他关卡的审核人员。

转签成功后，转签人员即无权限审核该表单。

转签仅是单次将个人的审核权限转移给其他用户，不会变动原来的审核流程，若设有多关卡审核，仍需按照原来的关卡走下去。

加签/取消加签

可于审核流程增加审核关卡及审核人员，操作说明如下：

点击左侧功能菜单 [控制台] > [流程管理] > [流程监控] 。
点击即会预设显示审核状态为"审核中"的表单清单。
您可通过筛选特定的记录后查询，查询结果会呈现在右下方的表格。
勾选一笔要加签的表单记录，点击命令列的键。
会弹跳出加签窗口，依栏位进行设定。
- 指派关卡 - 下拉选择关卡，增加的关卡会在此关卡之后。
- 加签人员 - 点击会打开显示所有用户的窗口，选择要加签的用户(可选择多个)。
设定完成后点击[保存后关闭]，新增的关卡会加入于指派关卡的下一关，并把将加签人员加入此关卡中。

加签关卡流程信息图

下图[系统预设]为指派关卡，加签的关卡会加在下一关，加签的关卡名称与指派关卡[系统预设]名称一样，会在后方注记(加签一)，以便识别。

取消加签

若要对已经执行过加签的关卡执行撤销处理，选择对应表单后点击，在窗口中[指派关卡]选择对应关卡，再点击即可。

加签规则

加签只能选择到未审核的关卡，已审核通过的关卡无法选择。

于加签关卡加入的加签人员数量即为该关卡"需审核人数"。

若要新增多个加签关卡，第一次加签成功后，再次执行加签时，[指派关卡]请选择(加签一)关卡，第二次加签成功后，新关卡则会加在(加签一)的下一关，并注记为(加签二)，多次加签，则以此类推为(加签三)、(加签四)。

加签仅是单次于指派关卡后加入新的关卡及审核人员，不会变动原来的审核流程，若设有多关卡审核，仍需按照原来的关卡走下去。

签核关卡调整

调整审核流程，可设定当前关卡的下一关，操作说明如下：

点击左侧功能菜单 [控制台] > [流程管理] > [流程监控] 。
点击即会预设显示审核状态为"审核中"的表单清单。
您可通过筛选特定的记录后查询，查询结果会呈现在右下方的表格。
勾选一笔要调整签核关卡的表单记录，点击命令列的键。
会弹跳出审核关卡调整窗口，依栏位进行设定。
- 当前关卡 - 当前审核表单所在的关卡。
- 指定下一关卡 - 可跳过原先设定的关卡，指定下一关卡。
- 调整原因 - 输入调整签核关卡的原因。
设定完成后点击[保存后关闭]，审核流程会立即依据设定进行调整。

签核关卡调整

签核关卡调整规则

[会签]、[转签]和[加签]都可选择其它关卡进行设定，[签核关卡调整]只能调整"当前关卡"的下一个关卡，无法调整其它未进入关卡。

可从当前关卡跳过"多个关卡"，到指定关卡。

设定后不影响当前关卡的作业，走完当前关卡流程，才会进入[指定下一关卡]。

催办

可寄发邮件给下一个关卡的审核人员，稽催审核作业，操作说明如下：

点击左侧功能菜单 [控制台] > [流程管理] > [流程监控] 。
点击即会预设显示审核状态为"审核中"的表单清单。
您可通过筛选特定的记录后查询，查询结果会呈现在右下方的表格。
勾选一笔要执行催办的表单记录，点击命令列的键。
于打开的窗口填写/修改栏位内容，说明如下
- 邮件主旨 - 预设填入「【催办】环保料件审批」，可依需求修改。
- 收件人 - 预设填入下一个关卡所有审核人员的mail，可依需求修改。
- 抄送人 - 预设空白，可输入其他要收到通知的mail。
- 本文 - 预设填入「以下为待审核料件清单，请实时处理」，可依需求修改。
填写完成后点击左上角的键，系统会出现「是否确认发送?」的提示对话框，点击。
出现「Email 已发送」的提示，表示催办邮件已成功发送至指定的mail中。