自订表单模组功能操作说明

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GPM Light 系统提供自订表单及流程功能，藉此可以在系统上对供应商做各式调查，以及利用签核功能实现跨公司间的审批及通知功能，例如：零件承认流程。

自订表单模组概要

• 表单设定功能：GPM Light 系统提供组态化的表单设定功能，可以根据不同需求设计表单属性，通过丰富的字段设定功能收集调查信息。如：供应商调查表、零件承认书...。
• 表单组态设定：如同 MCD组态设定功能，您可用不同管理条件设定表单的调查规则。
• 表单发布与查询：对供应商发出表单调查，并且在过程中查询调查的实时情形。
• 表单填写：供应商在NET供应商平台上填写、回复调查表单，同时也可以在文件库中创建文件供表单引用。
• 表单管理报表：通过报表统计，让系统厂管理员可以统计表单的调查状态。

表单设定说明

如同利用文件或表格 (Word 或 Excel 电子文件) 对供应商发布调查的做法，您可以在表单设定功能中创建不同内容的表单，以达成不同的调查目的，具体操作方法如下：

创建表单

1. 点击左侧功能列表 [控制台] > [表单设定] 。

2. 在右侧命令行上，点击 键，打开自订表单编辑画面。

3. 在自订表单编辑画面设定表单属性：

   • 表单名称：输入此表单的名称，
   • 生效日/失效日：设定表单的启用日期(生效日) ，或是表单停用日期(失效日)。
   • 调查对象：可设定本表单的发布调查对象， 可以依厂商发布或是依物料发布。

4. 设定字段：表单属性可以依 "中心厂" (系统厂) 或 "供应商" 两种角色设定不同的填写字段，让整个调查流程可以依角色区分不同的填写权限，一起共同完成表单填写。

   

未设定供应商栏位

未设定供应商栏位执行保存时，系统会出现「供应商栏位未设定，是否存档」的提示，避免建立表单时遗漏此项作业，若暂不设定，点击 后即可保存表单，可于后续再进行修改。须注意，表单一旦生效后即无法修改及删除。

5. 点击清单下方 键新增字段，打开新增字段窗口：

   • 栏位名称：设定符合字段内容且易于理解的名称。
   • 位置： 以2位数代码的方式设定字段位置，第一码为英文，A 或 B 代表左栏或右栏；第二码为数字，1开始起算，代表字段上下排列位置，例如：A1为左栏第一排、B3为右栏第三排。
   • 栏位类型：有14大类型可供选用， 字段类型详细说明见下表[表单栏位类型说明]。
   • 栏位属性：设定栏位属性：
     • 是否显示：此字段是否显示在表单上。
     • 必填：此字段是否必须填入资料。
     • 预设值：字段的预设内容。
     • 提示说明：提示此字段的注意事项或填写方式提醒。
     • 针对不同字段类型而有的特定参数。
   • 备注：本字段仅供设计上作为注记，用户在填写表单时不会看到。

6. 上列资料设定完成后点击窗口上方 键，将字段设定存入系统。

7. 逐一完成字段设定后，您可回到自订表单编辑窗口，点击字段列表上方的 键预览表单完成状态。

本预览画面为 GPM Light 系统外观，GPM Light 2.5 以上版本用户是在NET供应商平台上编辑表单，表单的外观不同。

8. 点击窗口左上角 完成表单设定。

表单一旦生效即无法修改，只能修改[失效日]。一旦失效，所有字段都无法改动，也无法再次使用此表单进行调查。

表单栏位类型说明

栏位类型共有15类，详细说明请参考系统功能介绍 > 表单设定 > 栏位类型说明，设定界面及呈现效果如下：

1. 有效期限

   • 系统厂端设定
   • 供应商端呈现

2. 选项-多选

   • 系统厂端设定
   • 供应商端呈现

3. 日期

   • 系统厂端设定
   • 供应商端呈现

4. 下拉选单

   • 系统厂端设定
   • 供应商端呈现

5. 连结文件

   • 系统厂端设定
   • 供应商端呈现

6. 上传文件

   • 系统厂端设定
   • 供应商端呈现

7. 按钮

   • 系统厂端设定
   • 供应商端呈现

8. 六视图

   • 系统厂端设定
   • 供应商端呈现

9. 标签

   • 系统厂端设定
   • 供应商端呈现

10. 连结

• 系统厂端设定 设定连结网址的操作步骤： 1.点击打开文件管理中心窗口 2.选择要提供下载的文件后点击 3.[关闭]窗口，在[连接网址]字段贴上网址链接

• 供应商端呈现

11. 多笔上传

• 系统厂端设定
• 供应商端呈现

12. 选项-单选

• 系统厂端设定
• 供应商端呈现

13. 大文本框

• 系统厂端设定
• 供应商端呈现

14. 图片

• 系统厂端设定
• 供应商端呈现

15. 文本框

• 系统厂端设定
• 供应商端呈现

NET供应商平台-表单字段示范填写画面

[有效期限]字段补充说明

• 当自订表单有设定[有效期限]字段且[有效期限]有值并审核状态=通过时，表单才需要更新。
• [有效期限]的预设值+[有效天数] (可设0)=此表单的更新周期(例：ISO表单，因为到期日是未来日)。
• 建议可在[提示说明]输入要提醒厂商填写方式的说明(例：请填写ISO证书的到期日)。

连结文件与上传文件的差异

• 连结文件-如设定此字段，在填写表单时，可直接引用已创建在[文件库-自订文件库]内的资料，多用于共享文件。
• 上传文件-如设定此字段，在填写表单时，是从用户计算机本机直接上传文件，多用于不共享文件，例如：物料图片，因通常不会共享，因此建议以本机上传，而非引用于自订文件库。

位置设定说明

如将两个字段的位置设定各设定为A1、B1时，呈现的效果如下(横向)：

A1	A1字段填写位置	B1	B1字段填写位置

Light系统 [表单设定]预览画面(横向)

NET供应商平台-表单填写画面

横向

(直向)

如将两个字段的位置设定各设定为A1、A2时，呈现的效果如下(直向)：

字段名称	填写位置
A1-有无包装	A1字段填写位置-选择有或无
A2-文件日期	A2字段填写位置-选择日期

表单组态说明

在表单组态设定中，依据须调查的表单设定不同的调查规则。表单依据"调查对象" 区分为物料表单及厂商表单，这2种表单各有调查状态及厂商通知设定设定。

于自定表单调查设定页签，一般表单可设定调查方式，声明调查表则可设定调查方式、适用范围、调查频率。

表单组态设定的操作步骤如下：

1. 点击左侧功能列表 [控制台] > [表单组态设定] 。

2. 在右侧画面上方的页签中，点击要编辑的组态类型。

3. 选择主要的[规则依循栏位]，每一组态类型都需要指定，作为规则公式所依循的判断基础。

   

4. 点击规则列表左下角的 键，打开规则的设定窗口。

5. 设定规则内容：

   • 规则名称：设定规则名称，建议直接写[规则内容]以利辨识，因为在其它功能显示时，会直接显示[规则名称]，例：在[表单发布与查询]功能进行[适用规则修改]时，点开列表仅会显示组态的[规则名称]。
   • 停用：本规则是否停用。
   • 套用顺序：决定系统判断套用规则的先后顺序。
   • 套用规则：依规则依循栏位设定规则的公式 (公式的设定详见下文)。
   • 规则内容：
     1. 调查状态：会显示适用的表单列表，设定每个表单在本规则范围中的调查状态及必填性。
     2. 厂商通知设定：不会显示表单列表，依页签(物料表单或厂商表单)设定本规则范围中各项通知。

   设定规则内容(调查设定)：

   • 表單名称：自定的表单名称。

   • 表单类型：自定表单的表单类型，分为一般表单与声明调查表。

   • 规则内容：

     1. 调查方式：可选择依上传清单或全厂调查。
     2. 适用规范(针对声明调查表)：选择此表单的适用规范。
     3. 调查频率(针对声明调查表)：可选择仅调查一次或规范进版自动调查
     4. 可修改前版宣告物质含量：若勾选，则填写此表单时可修改前版宣告物质含量。

   • 生效日期：此表单的生效日期。

   • 失效日期：若此表单已失效，则显示失效日期。

6. 完成相关设定后点击 键，将规则资料存入系统，回到表单组态主画面。

7. 依规则依循栏位设定各个不同规则下的组态，完成设定后点击左上角 键，将所设组态及所有规则已存入系统。

8. 如果想整体确认组态细节，可以点击画面上的 键，系统将导出完整组态及规则列表 Excel 文件。

默认[模版资料]的规则名称

系统会默认一笔「规则名称」为模版资料而「套用规则」为空白的项目，如果没有设其它规则，所有导入的物料都会套用此基本规则。假设后续设定了其它的规则，已套用此规则的物料假使符合新设定的规则，也不会返回重新进行套用。

套用规则说明

表单的组态设定及套用顺序和[MCD组态设定]的概念相同，此处不再赘述。

规则内容- 调查状态

(下图以物料表单为主，厂商表单设定方式相同)

• 选择[调查状态]为手动发布或自动发布。
• 选择[必填性]为非必填或必填。如为必填，[套用规则]所设定的物料都必须回复此表单。

厂商通知设定

(下图以物料表单为主，厂商表单设定方式相同)

• 可选择[不发mail]或其它通知条件，如为前者，系统针对表单调查及退件将不发送任何通知邮件，但仍需设定调查通知、退件通知与更新提醒的回复天数。
• 输入天数时，请输入阿拉伯数字。

流程设定

针对自订表单可以设定审阅流程，以满足管理上的要求 。流程设定的步骤如下：

1. 点击左侧功能菜单 [控制台] > [流程管理] > [流程设定2.0]
2. 在查询页面命令列上点击 键，打开编辑窗口，即可开始新增流程。
3. 在[审核表单]的下拉选单中选择自订表单。
4. 在[审核关卡]区块点击[新增]，开启关卡编辑窗口开始新增关卡的规则[详细操作说明请参阅操作指引>流程管理。

自订表单发布及管理

对于自订表单的调查状况，可以执行 [发布]、 [停止调查]、 [重新调查]、 [适用规则修改] 等管理动作：

1. 点击左侧功能列表 [管理] > [表单发布与查询] 。
2. 在右侧查询页设点击 键，来查询所需进行动作的表单。
3. 点击 打开高级查询画面，于不同字段设定查询条件来筛选特定的表单记录。常用的查询字段如下：
   • 料号。
   • 厂商代码，支持多笔查询(用“,”间隔)。
   • 调查状态。
   • 审核状态。
   • 其它料件基本信息，如：MPN、制造商、修改日期...。
4. 选择要查询的自订表单记录，点击 可以查看表单属性。

表单发布调查

要发布自订表单调查，操作步骤如下：

1. 点击左侧功能列表 [管理] > [表单发布与查询]
2. 在右侧查询页点击 键，或是通过 筛选特定的表单记录。
3. 在右下方清单中，选择一笔或多笔要处理的表单后，点击命令行上的 键

如在[表单组态设定]中已设定某类表单是自动发布时，在此就无须再进行发布。

表单停止调查

要停止自定表单调查，操作步骤如下：

1. 点击左侧功能列表 [管理] > [表单发布与查询]
2. 在右侧查询页点击 键，或是通过 筛选特定的表单记录。
3. 在右下方清单中，选择一笔或多笔要处理的表单后，点击命令行上的 键
4. 在提示窗口中可填写停止调查原因后保存。

表单重新调查

1. 在查询筛选出特定的表单记录后，可一次选择一笔或多笔表单后点击 。

2. 不限于任何调查状态，所有表单都可以执行[重新调查] ，说明如下：。

   • 已发布表单－适用规则已改变(例：要套用新规范时)，在执行[适用规则修改]后，再进行[重新调查]。
   • 停止调查表单－要重新启动调查动作时，直接点击。
   • 未发布表单－若同时将"已发布"及"未发布"的表单进行[适用规则修改]，修改后，可同时选择这两种状态的表单执行[重新调查]，未发布的会直接发布，不用再另外点击 。

3. 重新调查时，相关的状态改动请参考下图说明。修正完成点击 。

表单适用规则修改

1. 在查询筛选出表单记录后，可一次选择一笔或数笔表单后点击 (不限定调查状态)，可修正原先套用的调查规则。

2. 修正画面如下图，适用规则(来自[表单组态设定]，已针对各类表单分别设定的调查规则)。修正完成点击 。

3. 可在修正完成后再执行[发布]或[重新调查]的动作。

• 已发布的表单不可重新发布。
• 如未发布的表单已被停止调查时，想要重新开始调查时，可点击[发布]，而无须点击[重新调查]。
• 如为已发布但尚未填写完的表单重新调查时，状态不会改变，但该笔资料在[表单填写]的应回复日期会重新计算(此计算基准来自[表单组态设定]的厂商通知设定)。

通知功能

自订表单的明细资料及状态，可以邮件形式，通知需要知悉料件绿色调查状态的相关人员，操作方式如下：

1. 点击左侧功能菜单 [查看与审核] > [表单填写] 。
2. 勾选一笔或多笔要发送通知的资料。
3. 点击 键。
4. 系统会弹出通知邮件编辑窗口，字段说明下。
   • 邮件主旨 - 系统预设文字，可依需求修改
   • 收件人 - 预设空白，点击选择要收到通知的用户
   • 抄送人 - 预设空白，输入要发送抄送人的mail
   • 正文 - 系统预设文字，可依需求修改
   • 附件 - 附件为料件明细资料，点击 即可下载
5. 确认邮件内容填写无误后点击 键。
6. 系统会显示「是否确认发送?」的提示对话框，点击。
7. 系统会显示「Email 已发送」的提示，通知邮件发送成功。

所勾选的自订表单资料会汇整在 Excel文件，附件于Email。

自订表单审核

审核依表单

如要审核供应商送审的自订表单，请依下面步骤操作：

1. 点击左侧功能列表 [查看与审核] > [审核中心] >[审核-依表单]

2. 点击右上侧 ，在[表单类型]字段选择[自订表单]后，点击 键。

3. 在右下方清单中，选择要审核的表单记录后，点击命令行上的 键。

4. 在表单的审核窗口中，查阅送交的资料内容后，点击要下列三种要处理的动作后完成表单审核。

   • 通过
   • 退回上一关
   • 退回送件者

   如有审核意见请注记在审核说明的文本框中。

   

5. 完成审核后请点击 或 键，将资料存入系统中。

画面上方如有显示[中心厂]，系统厂可于[中心厂]下方回复资料。

审核依物料

如要审核供应商送审的物料表单，也可在[审核-依物料]中查看， 请依下面步骤操作：

1. 点击左侧功能列表 [查看与审核] > [审核中心] >[审核-依物料]

2. 点击右上侧 ，输入[料号]或其他关键信息后，点击 键。

3. 在右下方清单中，选择要审核的表单记录后，点击命令行上的 键。

4. 在表单的审核窗口中，点击页签[自订表单]，可于该页签查看供应商回复的信息，确认后点击下列三种要处理的动作后完成表单审核。

   • 通过
   • 退回上一关
   • 退回送件者

   如有审核意见请注记在审核说明的文本框中。

   

自订表单查询与报表

通过承认状态查询，让系统厂管理员可以了解表单的调查状态。

物料承认状态查询

查询物料表单承认状态，操作说明如下：

1. 点击左侧功能列表 [查询与报表] > [物料承认状态查询]。
2. 在右侧查询页点击 键查询所有表单记录，或是通过 设定条件筛选特定表单。
3. 或是选定特定自订表单 (可选择多笔)。
4. 在查询结果清单列中，选择特定表单后，点击 查看特定表单属性，或是点击 发布未发布的表单。
5. 点击查询结果料号旁边的笔状图标，可展开物料关联的表单清单，查看表单状态。

厂商承认状态查询

查询厂商表单承认状态，操作说明如下：

1. 点击左侧功能列表 [查询与报表] > [厂商承认状态查询] 。
2. 在右侧查询页点击 键查询所有表单记录，或是通过 设定条件筛选特定表单。
3. 或是选定特定自订表单 (可选择多笔)。
4. 在查询结果清单列中，可以选择特定表单，点击 查看特定表单属性或是点击 发布未发布的表单。
5. 点击查询结果厂商代码旁边的笔状图标，可展开厂商关联的表单清单，查看表单状态。

厂商统计报表

针对厂商回复自订表单的状态，可以依流程站点分析各厂商的完成状态比例，操作步骤如下：

1. 点击左侧功能列表 [查询与报表] > [厂商统计报表]。
2. 在右侧查询页点击 ，选择统计项目表单-必填以及表单-非必填，筛选特定表单后点击 键。
3. 在右侧查询结果的清单中可以看到各厂商的自订表单状态统计。

(厂商)自订表单填写

版本功能说明

如果是GPM Light 2.5以上版本，供应商将于 GPN.NET 平台填写自订表单，相关说明请参阅供应商平台联机帮助。

填写表单

于GPM Light系统填写表单的操作步骤如下：

1. 点击左侧功能列表 [查看与审核] > [表单填写]。
2. 在右侧查询页点击 键，或是通过 筛选特定的自订表单记录。
3. 在右下方清单中，选择要处理的记录后，点击命令行上的 键。
4. 依自订表单属性要求，填写表单。

画面上方如有显示[中心厂]者即代表为中心厂字段，由中心厂填写，供应商无须填写；下方显示[供应商]者即为供应商所需回复的资料。

5. 方框或使用选择的字段直接填写内容，说明如下：

• 一行的方框只能输入单行文字（如下图的颜色）。
• 大型方框可输入多行文字（如下图的品名规格描述）。
• 小方格为可多选资料（如下图的尺寸）。
• 日期选择（如下图的文件日期），点击 即可选择日期。
• 小圆圈为单选资料（如下图的外包装）。
• 下方红框的两种字段，第一种字段(其它相关文件)，点击可连结至[文件库－自订文件库]新增相关文件后选择(新增方式可参考[文件库] > [自订文件库]功能的说明)；如为第二种字段(规格书)，点击[Select]后，在本机内选择要上传的文件后点击[Upload]。

并非所有表单都会有所有类型的字段，请以中心厂实际发布的表单为主。

6. 未[送审]前可先点击[保存]保存相关内容。

7. 填写完成执行[保存]及[送审]操作，即可将自订表单回复予中心厂审核。

如表单被退回，用户更改后点击[保存]后，有修改的字段即会标示橘色。

相关功能

• 系统功能介绍 > 表单设定
• 系统功能介绍 > 表单组态设定
• 系统功能介绍 > 流程设定
• 系统功能介绍 > 表单发布与查询
• 系统功能介绍 > 表单填写
• 系统功能介绍 > 自订文件库
• 系统功能介绍 > 物料承认状态查询
• 系统功能介绍 > 厂商承认状态查询
• 系统功能介绍 > 厂商统计报表

相关内容

• 快速入门 > ezGPM Light 系统设置