流程管理操作說明

操作指引 > 流程管理操作說明

本指引將介紹流程管理的要點，說明設置審核關卡的作業程式，以及在審核流程中簽核功能的操作運用。

流程管理

功能簡介

於GPM Light系統上可依據作業需求設置審核流程，針對不同的物料或條件設立不同的關卡，並指派適當的人員負責審核，各關卡又可展開分流，細分進行管理。並且於審核流程中應對不同業務情境，可隨時彈性的運用多種簽核功能即時進行調整。

可配合工作排程，配置要審核的表單類型，讓實務作業更順暢。
依人員審核範圍設置應審核的表單類型，以及應負責審核的關卡，關卡可設順序，有效分配人力，明確分工。
依人員所對應的客戶，設置應審核的表單，確實控管料件狀況，達到專職管理最大效益。
設置多個關卡層層檢核，讓審核工作擁有高品質的正確率。
善用審核流程設置，可自行客制符合公司作業程式的綠色物料審件流程，讓實務工作更便捷。
可清楚呈現各區塊的審核業務和人力運作狀態，遇到問題時能即時快速地進行排除。
於審核流程中可隨時配合實務狀況，運用各式簽核功能因應臨時的調動。

審核流程功能說明

設定[MCD表格]、[自訂表單]、[測試報告]、[成分表]與[各類模組表單]在供應商送審後進入的審核流程/關卡及審核人員。此處所指的測試報告及成分表的審核關卡，是更新時要依循的審核流程。

流程管理

下面以MCD表格的流程設定介面為例進行說明，流程設定介面分為上下兩個區域：審核關卡、審核關卡版本查詢

審核關卡

設定表單進入審核流程後進入的關卡規則，也可稱之為分流機制，下面將說明關卡規則：

關卡進入順序：表單送審後，首先跳過順序【1】的【系統預設】關卡，從順序【2】的關卡開始比對，若當前表單符合進入規則，則會進入該審核關卡。如下圖示黃部分，料號以FP開頭的表單會進入順序【2】的審核關卡。
可進入多關卡：若表單同時符合多個關卡的進入規則，則會按照順序依次進入。如下圖示黃部分，料號以M開頭的表單會依次進入順序【3】、【4】的審核關卡，即該表單進入審核流程後將會有2個審核關卡。
系統預設關卡：若表單不符合順序【1】之後的所有關卡進入規則，則表單會進入順序【1】的系統預設關卡。如下圖示黃部分，料號以S開頭的表單會進入順序【1】的審核關卡。
第二層分流關卡：系統目前可以實現2層分流，例如經過第一層分流後，可以再細分到不同關卡，由不同人員審核。在下圖紅框1屬於第一層分流關卡，紅框2屬於第二層分流關卡。

如下圖示黃部分，廠商代碼以ABZ開頭的表單，將進入下圖進入順序【3】的科級審核關卡，之後會進入料號以ABZ開頭的關卡。流程管理

第二層分流關卡與第一層分流關卡的差異

第二層分流關卡沒有系統預設關卡，從順序【0】開始往下匹配，若有符合的關卡，則進入該審核關卡，進入後，即便該表單符合之後順序的關卡規則，也不會再進入。

審核關卡版本查詢

審核關卡在設定後，會保存設定並以版本號的形式記錄，每一次修改審核關卡並且發佈後，最新的審核關卡版本號會相較舊版+1，用戶可以在審核關卡版本查詢查看每一個版本的審核關卡內容。流程管理

規則符號

設定審核流程前，需先瞭解各項規則符號的定義：

符號	說明
^	代表『搜索開頭的字元』的意思
.	代表『一定有一個任意字元』的意思
*	代表『重複前一個字元，0 到無窮多次』的意思
$	代表『搜索結尾的字元』的意思
\	用來『分隔不同條件』

錯誤特殊字元提醒

若使用錯誤的特殊字元，例："()"，導致系統無法辨識，表單則無法走入正確審核流程，可自訂提示文字。

於[參數設定]>[流程設定以及組態設定中套用規則警示資訊]輸入要顯示的提示文字。

提示文字會顯示於[關卡進入規則]及[關卡規則]的規則內容下方。

流程設定操作說明

設定預設關卡審核人員

系統初上線時，即需建立[MCD表格]、[自訂表單]、[測試報告]與[成分表]四種審核表單 (有啟動其它模組，需再新增相對應的審核表單審核流程)，審核表單內會內建預設關卡，需設定審核人員，操作說明如下：

點擊左側功能功能表 [控制台] > [流程管理] > [流程設定] 。
於此功能點擊即會顯示所有審核表單清單。
點擊命令列上的鍵，系統進入表單審核流程編輯視窗。
在審核流程設定視窗中，可以看到設定的審核表單名稱，系統會自動設定，不需要編輯。
於[審核關卡]區塊會看見[關卡名稱]為系統預設的關卡，點擊圖示打開關卡清單編輯頁面。
於[關卡規則]區塊點擊順序【0】關卡的鍵，打開關卡規則設定頁面。
依序設定[規則內容]，各欄位設定方式如下：
- 自動審核通過：開啟後，下方欄位隱藏。設定後進入此關卡的表單將自動審核通過。
- 需審核人數：輸入阿拉伯數字。
  - 全數同意：勾選即表示需此關卡的人員全部審核通過/退回，才可進入下一個關卡或通過/退回。
- 應審核天數：輸入阿拉伯數字。
- 審核群組：點擊選擇可審核此關卡的群組(來源為群組設定功能所設定的群組)。
- 審核人員：點擊選擇可審核此關卡的人員(來源為用戶管理所建立的用戶)。
- 審核功能：勾選[加簽]或[轉簽]後，在審核頁面就會顯示該按鍵，供審核人員操作。

完成後點擊，回到關卡編輯頁面將資料保存，即完成預設關卡的審核人員設定。
於關卡清單編輯頁面點擊，即完成預設關卡的設定，系統會自動生成[版本號] v1。

關卡設定規則

應審核人數不得大於審核人員及審核群組人數。

勾選[全數同意]後，[需審核人數]填入的數量卻"不等於"該關卡審核人數時，取其嚴需全數同意。

只要點擊，該流程即會產生新的版本，系統會自動生成版本號，第一次發佈為v1，第二次發佈為v2，以此類推，每次發佈[版本號]會累加上去，故若要再設定其它審核關卡，請全部設定完成後再進行發佈。

審核表單無法重複建立，當所有類型的審核表單建立完成後即無法再進行新增。

關卡對應的審核人員為【審核人員】加【審核群組】所有人員

審核人類型設定

開啟審核人類型設定後，對於每一個關卡的審核人可以做個性化設定。開啟功能後，可於[審核人類型]選擇：審核人、審核角色、指定欄位。

審核人：設定該關卡的【審核人员】、【審核群組】。

審核角色：此功能需先設定審核角色對應欄位，才可使用。

指定欄位：選擇後，需要再設定【指定欄位】、【指定欄位内容類型】。

【指定欄位】：設定審核人来源欄位，取自物料、廠商、物料廠商關聯有啟用的擴充欄位

【指定欄位内容類型】：設定該欄位是登錄帳號或群組

新增/修改關卡

當預設關卡的審核人員設定完成後，即可開始新增所需的審核流程，修改關卡操作類似，操作步驟說明如下：

點擊左側功能功能表 [控制台] > [流程管理] > [流程設定] 。
點擊即會顯示所有審核表單清單。
勾選要設定的表單類型。
點擊命令列上的鍵打開關卡清單編輯頁面。
點擊[審核關卡]區塊右下角的鍵，新增關卡。
填入關卡的名稱，請設定易於判別的名稱，利於後續辨識。
首先於頁面上方要先設定[關卡進入規則]，點擊此區塊左下角的鍵，打開關卡進入規則設定頁面。
選擇此關卡的[規則依循欄位]，輸入[套用規則]，完成後點擊。
接著於頁面下方設定[關卡規則]，點擊此區塊右下角的鍵，打開關卡規則設定頁面。
選擇此審核關卡的[規則依循欄位]，輸入 [套用規則] ，依序設定[規則內容]，完成後點擊，各欄位設定方式如下：

自動審核通過：開啟後，下方欄位隱藏。設定後進入此關卡的表單將自動審核通過。
需審核人數：輸入阿拉伯數字。
- 全數同意：勾選即表示需此關卡的人員全部審核通過/退回，才可進入下一個關卡或通過/退回。
應審核天數：輸入阿拉伯數字。
審核群組：點擊選擇可審核此關卡的群組(來源為群組設定功能所設定的群組)。
審核人員：點擊選擇可審核此關卡的人員(來源為用戶管理所建立的用戶)
審核功能：勾選[加簽]或[轉簽]後，在審核頁面就會顯示該按鍵，供審核人員操作。

重複上述步驟5~9，直至所有的關卡設定完成，點擊，新的審核關卡即新增完成(詳細設定內容，請參閱系統功能介紹 > 流程設定)。

流程管理

注意

若要修改關卡順序，滑鼠按住要更改的關卡後進行拖曳即可。

當所有關卡設定完成後，必需要點擊鍵才會保存設定，正式發佈至系統，若未要點擊離開關卡編輯頁面，本次編輯過的關卡不會保存。

新增/修改審核關卡且執行發佈後，先前已送審的表單不會執行最新版的審核流程，新送審的表單才會依照新版審核流程執行。

範例說明：

假設GWxxx的料件，已送審並套用v2版本的流程，不管有沒有走完流程，若後續更改了其中的關卡內容，發佈進版為v3版本，此料件仍是依照v2版本的流程走完關卡，不會變更成v3版本的流程﹔若審核關卡有設定審核群組，後續有異動該群組的人員，於異動前所送審的表單應審核人員仍會維持原先群組的人員，例如：表單送審時所走進的關卡設有審核群組為GP部門，該群組有A、B、C三人，後續將該群組變更為D、C二人，此表單應審核人員仍會有A、B、C三人，不會變更為D、C二人。

設定多關卡審核

如要設定兩個有順序的前後關卡，例：A審完B才能審的方式如下：

新增兩筆[進入規則]內容一樣的關卡，順序靠前的關卡設定審核人員為A，順序靠前的關卡設定審核人員為B，如下圖範例G開頭的物料會有兩個關卡的人員進行審核。

審核關卡版本查詢

於審核關卡清單下方的[審核關卡版本查詢]區，可查詢所有歷史版本的審核關卡，操作說明如下：

頁面預設會顯示會最新版的審核關卡，於[版本號]欄位輸入數字(對應的版本號，例：1、2...)後點擊。
所查詢的關卡即會顯示於頁面上。
若要顯示回最新版的關卡，清空[版本號]欄位後點擊即可。

流程監控

基於許可權管控，提供系統管理員臨時調整流程簽核的功能，可因應實務狀況變動或針對異常表單做彈性管理，這些管理異動會留存記錄供後續備查。

流轉記錄

查看表單完整的流程記錄，操作說明如下：

點擊左側功能功能表 [控制台] > [流程管理] > [流程監控] 。
點擊即會預設顯示審核狀態為"審核中"的表單清單。
您可通過篩選特定的記錄後查詢，查詢結果會呈現在右下方的表格。
勾選一筆要查看的表單記錄，點擊命令列的鍵。
於上方可以看到此表單所有的流程資訊，下方可看到詳細的流轉記錄。

流程資訊

顯示審核流程裡所有的關卡及審核人員資訊，可看見右上方有標注不同的關卡狀態會顯示的顏色或線條，說明如下：
- 已審核關卡(淺藍色) - 表示已審核通過的關卡，會有紅字注記審核通過的日期。
- 未進入關卡(淺藍色+虛線) - 表示原本流程設定要進入的關卡，因"簽核關卡調整"而跳過沒有進入的關卡。
- 當前關卡(藍色) - 當前正在審核的關卡。
- 未進入關卡(灰色) - 還沒有進入的關卡。

流程資訊

流轉記錄

以表格的方式呈現表單審核通過歷程及每個關卡簽核更新的記錄。

流轉記錄

撤簽

撤簽可將審核流程撤回到上一個關卡，操作說明如下：

點擊左側功能功能表 [控制台] > [流程管理] > [流程監控] 。
點擊即會預設顯示審核狀態為"審核中"的表單清單。
您可通過篩選特定的記錄後查詢，查詢結果會呈現在右下方的表格。
勾選一筆要撤簽的表單記錄，點擊命令列的鍵。
會彈跳出撤簽窗口，填入撤回原因。
設定完成後點擊[儲存後關閉]，審核表單會立即撤回至上一個關卡。

審核狀態變更

審核中(多關卡)進行撤簽 - 審核狀態維持為"審核中"，退回至上一個關卡，若只走到第一個關卡，則退回給送件者，並於審核說明顯示撤簽原因。

審核中(單一關卡)進行撤簽 - 審核狀態會變更為"退回"，並於審核說明顯示撤簽原因。

審核通過進行撤簽 - 審核狀態會變更為"審核中"。

會簽

會簽可更改當前關卡以及未進入關卡的[需審核人數]及審核人員，操作說明如下：

點擊左側功能功能表 [控制台] > [流程管理] > [流程監控] 。
點擊即會預設顯示審核狀態為"審核中"的表單清單。
您可通過篩選特定的記錄後查詢，查詢結果會呈現在右下方的表格。
勾選一筆要會簽的表單記錄，點擊命令列的鍵。
會彈跳出會簽視窗，依欄位進行設定。
- 會簽關卡 - 下拉選擇要進行會簽的關卡。
- 需審核人數 - 輸入更新後需審核的人數，並可於此處變更是否需要全數通過。
- 審核群組 - 預設顯示所選擇的會簽關卡所設定的審核群組，選擇要變更的審核群組(可不變更)。
- 審核人員 - 預設顯示所選擇的會簽關卡所設定的審核人員，選擇要變更的審核人員(可不變更)
設定完成後點擊[儲存後關閉]，會簽關卡會立即依據設定進行調整。

會簽規則

[會簽關卡]只能選擇到未審核的關卡，已審核通過的關卡無法選擇。

所設定的需審核人數不能小於原來的需審核人數。

所設定的需審核人數不能大於審核人員總人數。

[會簽]操作完成後，關卡原來設定資訊會被覆蓋。

轉簽

可將審核表單轉交由其他用戶來代為審核，操作說明如下：

點擊左側功能功能表 [控制台] > [流程管理] > [流程監控] 。
點擊即會預設顯示審核狀態為"審核中"的表單清單。
您可通過篩選特定的記錄後查詢，查詢結果會呈現在右下方的表格。
勾選一筆(或多筆)要轉簽的表單記錄，點擊命令列的鍵。
會彈跳出轉簽視窗，依欄位進行設定。
- 轉簽關卡 - 下拉選擇要轉移審核許可權的審核人員所在關卡。
- 轉簽人員 - 點擊會打開顯示轉簽關卡所有審核人員的視窗，選擇要轉移審核許可權的用戶。
- 指派人員 - 點擊會打開顯示所有使用者的視窗，選擇一個要被指派審核作業的用戶。
設定完成後點擊[儲存後關閉]，轉簽人員的審核許可權會立即轉移給指派人員。

轉簽規則

[轉簽關卡]只能選擇到未審核的關卡，已審核通過的關卡無法選擇。

[轉簽人員]只能選擇當前關卡的審核人員。

[指派人員]無法設定為[轉簽關卡]其他的審核人員，可設定為流程中其他關卡的審核人員。

轉簽成功後，轉簽人員即無許可權審核該表單。

轉簽僅是單次將個人的審核許可權轉移給其他用戶，不會變動原來的審核流程，若設有多關卡審核，仍需按照原來的關卡走下去。

加簽/取消加簽

可於審核流程增加審核關卡及審核人員，操作說明如下：

點擊左側功能功能表 [控制台] > [流程管理] > [流程監控] 。
點擊即會預設顯示審核狀態為"審核中"的表單清單。
您可通過篩選特定的記錄後查詢，查詢結果會呈現在右下方的表格。
勾選一筆要加簽的表單記錄，點擊命令列的鍵。
會彈跳出加簽視窗，依欄位進行設定。
- 指派關卡 - 下拉選擇關卡，增加的關卡會在此關卡之後。
- 加簽人員 - 點擊會打開顯示所有使用者的視窗，選擇要加簽的用戶(可選擇多個)。
設定完成後點擊[儲存後關閉]，新增的關卡會加入於指派關卡的下一關，並把將加簽人員加入此關卡中。

加簽關卡流程資訊圖

下圖[系統預設]為指派關卡，加簽的關卡會加在下一關，加簽的關卡名稱與指派關卡[系統預設]名稱一樣，會在後方注記(加簽一)，以便識別。

取消加簽

若要對已經執行過加簽的關卡執行撤銷處理，選擇對應表單後點擊，在視窗中[指派關卡]選擇對應關卡，再點擊即可。

加簽規則

加簽只能選擇到未審核的關卡，已審核通過的關卡無法選擇。

於加簽關卡加入的加簽人員數量即為該關卡"需審核人數"。

若要新增多個加簽關卡，第一次加簽成功後，再次執行加簽時，[指派關卡]請選擇(加簽一)關卡，第二次加簽成功後，新關卡則會加在(加簽一)的下一關，並注記為(加簽二)，多次加簽，則以此類推為(加簽三)、(加簽四)。

加簽僅是單次於指派關卡後加入新的關卡及審核人員，不會變動原來的審核流程，若設有多關卡審核，仍需按照原來的關卡走下去。

簽核關卡調整

調整審核流程，可設定當前關卡的下一關，操作說明如下：

點擊左側功能功能表 [控制台] > [流程管理] > [流程監控] 。
點擊即會預設顯示審核狀態為"審核中"的表單清單。
您可通過篩選特定的記錄後查詢，查詢結果會呈現在右下方的表格。
勾選一筆要調整簽核關卡的表單記錄，點擊命令列的鍵。
會彈跳出審核關卡調整視窗，依欄位進行設定。
- 當前關卡 - 當前審核表單所在的關卡。
- 指定下一關卡 - 可跳過原先設定的關卡，指定下一關卡。
- 調整原因 - 輸入調整簽核關卡的原因。
設定完成後點擊[儲存後關閉]，審核流程會立即依據設定進行調整。

簽核關卡調整

簽核關卡調整規則

[會簽]、[轉簽]和[加簽]都可選擇其它關卡進行設定，[簽核關卡調整]只能調整"當前關卡"的下一個關卡，無法調整其它未進入關卡。

可從當前關卡跳過"多個關卡"，到指定關卡。

設定後不影響當前關卡的作業，走完當前關卡流程，才會進入[指定下一關卡]。

催辦

可寄發郵件給下一個關卡的審核人員，稽催審核作業，操作說明如下：

點擊左側功能功能表 [控制台] > [流程管理] > [流程監控] 。
點擊即會預設顯示審核狀態為"審核中"的表單清單。
您可通過篩選特定的記錄後查詢，查詢結果會呈現在右下方的表格。
勾選一筆要執行催辦的表單記錄，點擊命令列的鍵。
於打開的視窗填寫/修改欄位內容，說明如下
- 郵件主旨 - 預設填入「【催辦】環保料件審批」，可依需求修改。
- 收件人 - 預設填入下一個關卡所有審核人員的mail，可依需求修改。
- 抄送人 - 預設空白，可輸入其他要收到通知的mail。
- 本文 - 預設填入「以下為待審核料件清單，請即時處理」，可依需求修改。
填寫完成後點擊左上角的鍵，系統會出現「是否確認發送?」的提示對話方塊，點擊。
出現「Email 已發送」的提示，表示催辦郵件已成功發送至指定的mail中。