流程管理操作說明

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本指引將介紹流程管理的要點，說明設置審核關卡的作業程序，以及在審核流程中簽核功能的操作運用。

功能簡介

於GPM Light系統上可依據作業需求設置審核流程，針對不同的物料或條件設立不同的關卡，並指派適當的人員負責審核，各關卡又可展開分流，細分進行管理。並且於審核流程中應對不同業務情境，可隨時彈性的運用多種簽核功能即時進行調整。

概要

• 可配合工作排程，配置要審核之表單類型，讓實務作業更順暢。
• 依人員職掌設置應審核的表單類型，以及應負責審核的關卡，關卡可設順序，有效分配人力，明確分工。
• 依人員所對應之客戶，設置應審核之表單，確實控管料件狀況，達到專職管理最大效益。
• 設置多個關卡層層檢核，讓審核工作擁有高品質的正確率。
• 善用審核流程設置，可自行客製符合公司作業程序的綠色物料審件流程，讓實務工作更便捷。
• 可清楚呈現各區塊的審核業務和人力運作狀態，遇到問題時能即時快速地進行排除。
• 於審核流程中可隨時配合實務狀況，運用各式簽核功能因應臨時的調動。

審核流程概念說明

流程設定目的

設定[MCD表格]、[自訂表單]、[測試報告]、[成分表]與[各類模組表單]的審核關卡及人員。

此處所指的測試報告及成分表的審核關卡，是更新時要依循的審核流程。

規則符號

設定審核流程前，須先了解各項規則符號的定義：

符號	說明
^	代表『搜尋開頭的字元』的意思
.	代表『一定有一個任意字元』的意思
*	代表『重複前一個字元，0 到無窮多次』的意思
$	代表『搜尋結尾的字元』的意思
\	用來『分隔不同條件』

錯誤特殊字元提醒

若使用錯誤的特殊字元，例："()"，導致系統無法辨識，表單則無法走入正確審核流程，可自訂提示文字。

• 於[參數設定]>[流程設定以及組態設定中套用規則警示信息]輸入要顯示的提示文字。
• 提示文字會顯示於[關卡進入規則]及[關卡規則]的規則內容下方。

流程設定基礎結構圖

流程設定結構說明

• 在初期開始建立審核流程時，每一個審核表單裡會內建一個預設關卡，開放給沒有符合任何[關卡進入規則]的物料進入。
• 完整的審核流程在設定上分為兩個階層：
  • 第一層為[關卡進入規則]-設定進入此關卡(審核流程)的依循規則。
  • 第二層為[關卡規則]-設定已進入此關卡(審核流程)的物料，最終會進入的審核關卡需要符合之規則(可設置多個)以及審核人員。
• 正確的審核流程一定要設定一個「.* 關卡規則」，當物料進入某個關卡(審核流程)後，便會搜尋符合的關卡規則進入等待審核，若搜尋不到符合的關卡規則，是無法離開此關卡(審核流程)回去預設關卡，最終會因沒有歸屬的審核關卡，變成無人可審的物料。

流程設定範例說明

• 若沒有任何適合的流程時，送審的各類表單會直接進入系統預設流程，但如果有符合[進入規則]進入該流程後，則不會再回到系統預設流程。

  

• 下圖為自訂關卡，所有1、2、3開頭的物料會進入此流程，再分別進入符合該料號之關卡，分別由User A、B、C 負責審核。

  • 關卡規則1：11、21、31開頭的物料，由User A審核。
  • 關卡規則2：12、22、32開頭的物料，由User B審核。
  • 關卡規則3：所有1、2、3開頭的物料不符合關卡規則1及2的物料，都由User C審核。

  

• 下圖為自訂關卡，所有10開頭的物料都會進入此流程，由User D 負責審核。

  

示範說明

1. 料號=10002的物料的審核流程結果：UserC→ UserD →完成審核。
2. 料號=12002的MCD表格的設定結果: UserB → 完成審核。
3. 料號=90002的MCD表格的設定結果: UserE→ 完成審核(此料號不符合任何自訂關卡，將直接回到系統預設關卡)。

每個關卡最後皆需設置「.*」關卡

每一個關卡最後一定要設一個 「.* 」關卡(如電子件審核1-關卡規則3)，以上方[電子件審核1]為例，所有1、2、3開頭的料號都會進入此關卡，若沒有設定 「.*」，進入此流程卻不符合關卡規則1及2或其他關卡的物料，不會再回到系統預設流程，將會無法被審核。

流程設定操作說明

設定預設關卡審核人員

系統初上線時，即須建立[MCD表格]、[自訂表單]、[測試報告]與[成分表]四種審核表單 (有啟動其它模組，需再建立相對應的審核表單)，審核表單內會內建預設關卡，須設定審核人員，操作說明如下：

1. 點選左側功能列選單 [控制台] > [流程管理] > [流程設定] 。

2. 點選命令列上的 鍵，完成所有審核表單的建立。

3. 建立完畢後於此功能點選 即會顯示所有審核表單清單。

4. 勾選要進行設定的審核表單後，點選命令列上的 鍵開啟編輯頁面。

5. 於[審核關卡]區塊會看見[關卡名稱]為系統預設的關卡，點選 圖示開啟關卡清單編輯頁面。

6. 於[關卡規則]區塊右下角點選 鍵，開啟關卡規則設定頁面，依序設定[規則內容]，各欄位設定方式如下：

   • 需審核人數：輸入阿拉伯數字。
     • 全數同意：勾選即表示需此關卡的人員全部審核通過/退回，才可進入下一個關卡或通過/退回。
   • 應審核天數：輸入阿拉伯數字。
   • 審核群組：點選 選取可審核此關卡的群組(來源為群組設定功能所設定的群組)。
   • 審核人員：點選 選取可審核此關卡的人員(來源為使用者管理所建立的使用者)
   • 審核功能：勾選[加簽]或[轉簽]後，在審核頁面就會顯示該按鍵，供審核人員操作。

7. 完成後點選，回到關卡編輯頁面將資料儲存，即完成預設關卡之審核人員設定。

8. 於關卡清單編輯頁面點選 ，即完成預設關卡的設定，系統會自動生成[版本號] v1。

關卡設定規則

• 應審核人數不得大於審核人員及審核群組人數。
• 勾選[全數同意]後，[需審核人數]填入的數量卻"不等於"該關卡審核人數時，取其嚴需全數同意。
• 只要點選 ，該流程即會產生新的版本，系統會自動生成版本號，第一次發佈為v1，第二次發佈為v2，以此類推，每次發佈[版本號]會累加上去，故若要再設定其它審核關卡，請全部設定完畢後再進行發佈。
• 審核表單無法重複建立，當所有類型的審核表單建立完畢後即無法再進行新增。

新增關卡(審核流程)

當預設關卡的審核人員設定完成後，即可開始新增所需的審核流程，操作步驟說明如下：

1. 點選左側功能列選單 [控制台] > [流程管理] > [流程設定] 。

2. 點選 即會顯示所有審核表單清單。

3. 勾選要新增流程的審核表單後，點選命令列上的 鍵開啟關卡清單編輯頁面。

4. 點選[審核關卡]區塊右下角的 鍵，新增關卡。

5. 填入關卡的名稱，請設定易於判別的名稱，利於後續辨識。

6. 首先於頁面上方要先設定[關卡進入規則]，點選此區塊左下角的 鍵，開啟關卡進入規則設定頁面。

7. 選擇此關卡的[規則依循欄位]，輸入[套用規則]，完成後點選 。

8. 接著於頁面下方設定[關卡規則]，點選此區塊右下角的 鍵，開啟關卡規則設定頁面。

9. 選擇此審核關卡的[規則依循欄位]，輸入 [套用規則] ，依序設定[規則內容]，完成後點選，各欄位設定方式如下：

   • 需審核人數：輸入阿拉伯數字。
     • 全數同意：勾選即表示需此關卡的人員全部審核通過/退回，才可進入下一個關卡或通過/退回。
   • 應審核天數：輸入阿拉伯數字。
   • 審核群組：點選 選取可審核此關卡的群組(來源為群組設定功能所設定的群組)。
   • 審核人員：點選 選取可審核此關卡的人員(來源為使用者管理所建立的使用者)
   • 審核功能：勾選[加簽]或[轉簽]後，在審核頁面就會顯示該按鍵，供審核人員操作。

10. 重覆上述步驟4~9，直至所有的關卡設定完畢，點選 ，新的審核關卡即新增完成(詳細設定內容，請參閱系統功能介紹 > 流程設定)。

若要修改關卡順序，滑鼠游標按住要變更的關卡後進行拖曳即可。

注意

當所有關卡設定完畢後，必須要點選 鍵才會儲存設定，正式發佈至系統，若未要點選 離開關卡編輯頁面，本次所做的編輯都不會儲存。

設定兩個關卡

• 如要設定兩個有順序的前後關卡，例：A審完B才能審的方式如下：其它內容的新增方式同前述-新增關卡的說明(此兩個關卡內也可以設定多人審核)。

• 於新增兩筆[關卡進入規則]內容一樣的關卡，系統對[規則內容]的設定沒有限制，可全部設定為不一樣，也可都相同，但若設置一樣的審核人員和審核群組，則相同的人員要再審核一次(下圖範例，G開頭的物料會按照順序由指派的人員進行審核)。

  

修改關卡(審核流程)

修改審核流程的操作說明如下：

1. 點選左側功能列選單 [控制台] > [流程管理] > [流程設定] 。

2. 點選 查詢所有的審核表單。

3. 勾選要編輯的審核表單後，點選命令列上的 鍵開啟編輯頁面。

4. 若要修改關卡順序，滑鼠游標長按要變更的關卡後進行拖曳即可。

5. 於要修改的關卡點選 ，開啟關卡編輯頁面。

6. 點選[關卡進入規則]或[關卡規則]左方的圖示即可進行編輯，修改完畢後點選 ，各欄位修改方式說明如下：

   關卡進入規則

   • 規則依循欄位：下拉選取。

   • 套用規則：輸入任意內容及系統規定之符號。

   關卡規則

   • 規則依循欄位：下拉選取。
   • 套用規則：輸入任意內容及系統規定之符號 。
   • 需審核人數：輸入阿拉伯數字。
     • 全數同意：勾選。
   • 應審核天數：輸入阿拉伯數字。
   • 審核群組：點選 選取可審核此關卡的群組(來源為群組設定功能所設定的群組)。
   • 審核人員：點選 選取可審核此關卡的人員(來源為使用者管理所建立的使用者)。
   • 審核功能：加簽或轉簽 - 勾選。

7. 完成上述的操作步驟後儲存再執行發佈，審核關卡即修改完成(詳細設定內容，請參閱系統功能介紹 > 流程設定)。

注意

• 審核關卡經修改執行發佈進版後，先前已送審的表單不會套用最新版的審核流程，會維持依循原先所套用的審核流程版本。

範例說明：

假設GWxxx的料件，已送審並套用v2版本的流程，不管有沒有走完流程，若後續異動了其中的關卡內容，發佈進版為v3版本，此料件仍是依照v2版本的流程走完關卡，不會變更成v3版本的流程﹔若審核關卡有設定審核群組，後續有異動該群組的人員，於異動前所送審的表單應審核人員仍會是原先群組的人員，例如：表單送審時所走進的關卡設有審核群組為GP部門，該群組有A、B、C三人，後續將該群組變更為D、C二人，此表單應審核人員仍會有A、B、C三人，不會變更為D、C二人。

流程設計注意事項

• 當設定有多個關卡時，若第一關人員審核通過後，資料會進入第二關搜尋是否有符合的[關卡規則]，若沒有找到，結果即會取第一關人員所審核之結果-通過。

• 關卡設定原則及範例如下：

  • 資料進入第一個關卡後會再往下個關卡走，符合就會進入，完成關卡之設定要求後再往下個關卡走，一直走到結束。
  • 若有任一份審核表單，不符合任何一個關卡，則會進入系統預設關卡；反之，只要有符合任一關卡進入後，則不會再走回系統預設關卡。
  • [關卡規則]是從順序=0者開始，找到一個符合的就不會再往下一個走；故在每一個不同進入規則的關卡內，一定要設定一個[套用規則]為.* 的關卡。如下表的A流程，如果沒有設定.* 的關卡，10、21、11、22開頭以外的1及2開頭的物料並不會跳出該關卡回到系統預設關卡，會成為沒有人員可審核的物料。

MCD表格設定舉例：

1. 「料號=10000的MCD表格」的設定結果：UserB → UserE →完成審核。
2. 「料號=11002的MCD表格」的設定結果：UserC → 完成審核。
3. 「料號=23002的MCD表格」的設定結果： UserD → 完成審核。
4. 「料號=90002的MCD表格」的設定結果： UserA → finish

承認表單設定舉例：

1. 「料號=10002的表單A」的設定結果：UserC → UserF → 完成審核。
2. 「料號=12002的表單B」的設定結果: UserD → 完成審核。
3. 「料號=10002的表單C」的設定結果: UserE → 完成審核。
4. 「料號=90002的表單D」的設定結果: UserA → 完成審核。

審核關卡版本查詢

於審核關卡清單下方的[審核關卡版本查詢]區，可查詢所有歷史版本的審核關卡，操作說明如下：

1. 頁面預設會顯示最新版的審核關卡，於[版本號]欄位輸入數字(對應的版本號，例：1、2...)後點選 。
2. 所查詢的流程關卡即會顯示於頁面上。
3. 若要顯示回最新版的關卡，清空[版本號]欄位後點選 即可。

流程監控

基於權限管控，提供系統管理員臨時調整流程簽核之功能，可因應實務狀況變動或針對異常表單做彈性管理，這些管理異動會留存紀錄供後續備查。

查詢流程紀錄

查看表單完整的流程紀錄，操作說明如下：

1. 點選左側功能列選單 [控制台] > [流程管理] > [流程監控] 。

2. 點選 預設顯示所有審核狀態為審核中的表單清單。

3. 您可透過 篩選特定的紀錄後查詢，查詢結果會呈現在右下方的表格。

4. 勾選一筆要查看的表單紀錄，點選命令列的 鍵。

5. 於上方可以看到此表單所有的流程資訊，下方可看到詳細的流程審核紀錄。

   流程資訊

   呈現審核流程裡所有的關卡及審核人員資訊，可看見右上方有標註不同的關卡狀態會顯示的顏色或線條，說明如下：

   • 已審核關卡(淺藍色) - 表示已審核通過的關卡，會有紅字註記審核通過的日期。
   • 未進入關卡(淺藍色+虛線) - 表示原本流程設定要進入的關卡，因"簽核關卡調整"而跳過沒有進入的關卡。
   • 當前關卡(藍色) - 當前正在審核的關卡。
   • 未進入關卡(灰色) - 還沒有進入的關卡。

流程審核紀錄

以表格的方式呈現表單審核通過歷程及每個關卡簽核異動的紀錄。

操作紀錄

僅會記錄通過時最後的簽核異動，於通過前若有執行多次簽核異動不會記錄於此。

撤簽

可將審核流程撤回至上一個關卡，操作說明如下：

1. 點選左側功能列選單 [控制台] > [流程管理] > [流程監控] 。
2. 點選 預設顯示所有審核狀態為審核中的表單清單。
3. 您可透過 篩選特定的紀錄後查詢，查詢結果會呈現在右下方的表格。
4. 勾選一筆要撤簽的表單紀錄，點選命令列的 鍵。
5. 會彈跳出撤簽視窗，填入撤回原因。
6. 設定完成後點選 ，審核表單會立即撤回至上一個關卡。

撤回狀態

• 審核中(多關卡) - 維持為"審核中"，退回至上一個關卡，若只走到第一個關卡，則會退回給送件者，並於審核說明顯示所填入的撤回原因。
• 審核中(單一關卡) - 會變更為"退回"，並於審核說明顯示所填入的撤回原因。
• 審核通過 - 會變更為"審核中"。

會簽

可異動[需審核人數]及會同其它的使用者，於當前關卡共同進行審核，操作說明如下：

1. 點選左側功能列選單 [控制台] > [流程管理] > [流程監控] 。
2. 點選 預設顯示所有審核狀態為審核中的表單清單。
3. 您可透過 篩選特定的紀錄後查詢，查詢結果會呈現在右下方的表格。
4. 勾選一筆要會簽的表單紀錄，點選命令列的 鍵。
5. 會彈跳出會簽視窗，依欄位進行設定後儲存。
   • 會簽關卡 - 下拉選取要進行會簽的關卡。
   • 需審核人數 - 輸入異動後需審核的人數，並可於此處變更是否需要全數通過。
   • 審核群組 - 預設顯示所選取之會簽關卡所設定的審核群組，選取要變更的審核群組(可不變更)。
   • 審核人員 - 預設顯示所選取之會簽關卡所設定的審核人員，選取要變更的審核人員(可不變更)
6. 設定完成後點選 ，會簽關卡會立即依據設定進行調整。

會簽規則

• [會簽關卡]只能選擇到未審核的關卡，已審核通過的關卡無法選擇。
• 所設定的需審核人數不能小於原來的需審核人數。
• 所設定的需審核人數不能大於審核人員總人數。
• 若編輯審核群組及審核人員時，未選取原有的審核群組及審核人員，這些人員的將會失去審核該表單的權限。

轉簽

可將審核表單轉交由其他使用者來代為審核，操作說明如下：

1. 點選左側功能列選單 [控制台] > [流程管理] > [流程監控] 。
2. 點選 預設顯示所有審核狀態為審核中的表單清單。
3. 您可透過 篩選特定的紀錄後查詢，查詢結果會呈現在右下方的表格。
4. 勾選一筆要轉簽的表單紀錄，點選命令列的 鍵。
5. 會彈跳出轉簽視窗，依欄位進行設定後儲存。
   • 轉簽關卡 - 下拉選取要轉移審核權限的審核人員所在關卡。
   • 轉簽人員 - 點選 會開啟顯示轉簽關卡所有審核人員的視窗，選取要轉移審核權限的使用者。
   • 指派人員 - 點選 會開啟顯示所有使用者的視窗，選取一個要被指派審核作業的使用者。
6. 設定完成後點選 ，轉簽人員的審核權限會立即轉移給指派人員。

轉簽規則

• [轉簽關卡]只能選擇到未審核的關卡，已審核通過的關卡無法選擇。
• 轉簽人員只能選擇當前關卡的審核人員。
• 無法指派給轉簽關卡其他的審核人員。
• 指派人員可依實務狀況，指派給流程中其他關卡的審核人員
• 轉簽成功後，轉簽人員即無權限審核該表單。
• 若轉簽關卡不止一人，關卡內其他的審核人員對轉簽出去的審核表單，仍具有審核權限。
• 若轉簽操作錯誤，可隨時將指派人員的審核權限轉回給轉簽人員。
• 轉簽僅是單次將個人的審核權限轉移給其他使用者，不會變動原來的審核流程，若設有多關卡審核，仍需按照原來的關卡走下去。

加簽

可於審核流程增加審核關卡及審核人員，操作說明如下：

1. 點選左側功能列選單 [控制台] > [流程管理] > [流程監控] 。
2. 點選 預設顯示所有審核狀態為審核中的表單清單。
3. 您可透過 篩選特定的紀錄後查詢，查詢結果會呈現在右下方的表格。
4. 勾選一筆要加簽的表單紀錄，點選命令列的 鍵。
5. 會彈跳出加簽視窗，依欄位進行設定後儲存。
   • 指派關卡 - 下拉選取要增加新關卡的關卡。
   • 加簽人員 - 點選 會開啟顯示所有使用者的視窗，選取要加簽的使用者(可選取多個)。
6. 設定完成後點選 ，新增的關卡會加入於指派關卡的下一關，並把將加簽人員加入此關卡中。

加簽關卡流程資訊圖

下圖[GW特殊料審核-1]為指派關卡，加簽的關卡會加在下一關，於原先的下一關之前，加簽的關卡名稱與指派關卡[GW特殊料審核-1]名稱一樣，會在後方註記(加簽一)，以利辨識。

加簽規則

• [加簽關卡]只能選擇到未審核的關卡，已審核通過的關卡無法選擇。
• 加簽人員可以是原本流程及指派關卡中的審核人員，並可重複被加入到多個加簽關卡中。
• 於加簽關卡加入的加簽人員數量即為該關卡"需審核人數"。
• 若要新增多個加簽關卡，第一次加簽成功後，再次執行加簽時，[指派關卡]請選取(加簽一)關卡，第二次加簽成功後，新關卡則會加在(加簽一)的下一關，並註記為(加簽二)，多次加簽，則以此類推為(加簽三)、(加簽四)。
• 加簽成功後即無法刪除新增的關卡，若操作錯誤，不要進入加簽關卡，可運用"簽核關卡調整"進行設定，跳過加簽關卡。
• 加簽僅是單次於指派關卡後加入新的關卡及審核人員，不會變動原來的審核流程，若設有多關卡審核，仍需按照原來的關卡走下去。

簽核關卡調整

可調整原有的審核流程，操作說明如下：

1. 點選左側功能列選單 [控制台] > [流程管理] > [流程監控] 。
2. 點選 預設顯示所有審核狀態為審核中的表單清單。
3. 您可透過 篩選特定的紀錄後查詢，查詢結果會呈現在右下方的表格。
4. 勾選一筆要調整簽核關卡的表單紀錄，點選命令列的 鍵。
5. 會彈跳出審核關卡調整視窗，依欄位進行設定後儲存。
   • 當前關卡 - 當前審核表單所在的關卡。
   • 指定下一關卡 - 可跳過原先設定的關卡，指定下一關卡。
   • 調整原因 - 輸入調整簽核關卡的原因。
6. 設定完成後點選 ，審核流程會立即依據設定進行調整。

簽核關卡調整規則

• [會簽]、[轉簽]和[加簽]皆可選取其它關卡進行設定，[簽核關卡調整]只能調整"當前關卡"的下一個關卡，無法調整其它未進入關卡。

• 可從當前關卡跳過"多個關卡"指定為下一關。

催辦

可寄發郵件給下一個關卡的審核人員，稽催審核作業，操作說明如下：

1. 點選左側功能列選單 [控制台] > [流程管理] > [流程監控] 。
2. 點選 預設顯示所有審核狀態為審核中的表單清單。
3. 您可透過 篩選特定的紀錄後查詢，查詢結果會呈現在右下方的表格。
4. 勾選一筆要執行催辦的表單紀錄，點選命令列的 鍵。
5. 於開啟的視窗填寫/修改欄位內容，說明如下
   • 郵件主旨 - 預設填入「【催辦】環保料件審批」，可依需求修改。
   • 收件人 - 預設填入下一個關卡所有審核人員的mail，可依需求修改。
   • 副本 - 預設空白，可輸入其他要收到通知的mail。
   • 本文 - 預設填入「以下為待審核料件清單，請即時處理」，可依需求修改。
6. 填寫完畢後點選左上角的 鍵，系統會出現「是否確認寄送?」的提示對話框，點選 。
7. 出現「Email 已發送」的提示，表示催辦郵件已成功發送至指定的mail中。

催辦郵件_範例圖

資料導正

需要將歷史資料導正，才可於此處進行檢視及執行功能，導正的方式說明如下：

1. 點選左側功能列選單 [控制台] > [流程管理] > [流程監控] 。
2. 點選 預設顯示所有審核狀態為審核中的表單清單。
3. 您可透過 篩選特定的紀錄後查詢，查詢結果會呈現在右下方的表格。
4. 點選命令列的 鍵，會出現「確認資料導正？」的提示對話框，點選 。
5. 系統會將清單中所有的歷史資料導正，後續即可於此功能進行檢視及執行功能。

若沒有進行導正，勾選資料點選 鍵後，無法查看資料內容，且會顯示「查看失敗」的提示。

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