審核中心操作說明

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本指引將介紹審核作業的要點，並說明如何善用系統功能有效管理審核工作。

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功能簡介

於GPM Light系統上執行審核作業時，可依工作計劃彈性選擇要審核的表單類型，讓人員或團隊專注所掌管之範圍，亦可一次性同時審核單一料號所有的表單，具體掌控物料整體狀況及進度，滿足綠色料件管理工作不同面向的需求。

概要

  • 針對表單類型、KEY值及料號設有三種審核介面，可依據需求選擇最適合的審核方式。
  • 一次性檢閱單一料號所有的表單，具體掌握物料整體狀況。
  • 當回覆的表單內容相同，可一次性同時多筆審核或退回表單，加速作業。
  • 將所有審核應檢閱的資訊及需執行的工作按鍵系統化的設置於同一介面，簡化瀏覽時的操作步驟，提升效率。
  • 若有啟用REACH模組，可批量審核，應對供應商批次回覆時可一次性檢閱及審核。

審核類型說明

審核中心分作[依表單]、[依承認KEY值]及[依物料]三種類型，可依據需求選擇適合的方式來進行審核作業：

  • 依表單：分別將自訂表單、MCD表格、測試報告、成分表及REACH調查表逐筆進行審核。依照設定，可分為2種審核方式：
    1. 整筆MCD表格一次進行審核。
    2. MCD表格填寫內容、承諾書及拆解部位各自獨立審核。
  • 依承認KEY值：依KEY值(物料+廠商代碼)同時檢視及審核MCD表格、物料表單及REACH調查表。

  • 依物料：依物料同時檢視及審核MCD表格、物料表單及REACH調查表，所有關聯資訊及操作功能都整合於單一畫面。依照設定，可分為2種審核方式：

    1. 整筆MCD表格一次進行審核。
    2. MCD表格填寫內容、承諾書及拆解部位各自獨立審核。

    說明 各自獨立審核之目的與設定

    • 承諾書與部分拆解有誤時，可先通過正確的資料，退回有誤的部分，待供應商修正完成後再次送審，即不需要再次重複審核。
    • 訊息版本必須 >=2.6.3時，才有此項管理功能。
    • 須於管理介面先開啟此功能，若要恢復整筆一次審核，於管理介面關閉設定即可。

    注意測試報告、成分表及廠商表單只能[依表單]方式來進行審核。

操作說明

依表單審核

  1. 點選左側功能列選單 [檢視與審核] > [審核中心] > [審核-依表單] 。
  2. 您可點選 查詢 搜尋全部待審核表單，或透過 進階搜尋 篩選特定的資料後查詢，欄位設定說明如下：
    • 料號、品名、規格、MPN、製造商、廠商代碼、廠商名稱：可輸入任意字元，以關鍵字搜尋。
    • 表單名稱： 點選 選擇 選取於系統設定的自訂表單。
    • 表單類型：勾選，可單選及複選。
  3. 查詢結果清單會呈現於右下方的表格。
  4. 勾選要審核的資料後，點選命令列上的 審核 鍵，開啟審核畫面。
  5. 您可點選審核附件上傳相關附加檔案，也可檢視過去的審核歷程及上次審核複檢。
  6. 您可點選 資料異動歷程，查看表單每次送審時資料異動的歷程記錄，下方展示MCD表格及REACH調查表示範圖，可查看的紀錄如下。
    • MCD表格
      • 拆解的新增、刪除修改紀錄。
      • 成分表的新增、刪除紀錄。
      • 測試報告的新增、刪除紀錄。
    • REACH調查表
      • 附件更新紀錄。
      • 物質申報新增、刪除修改紀錄。
  7. 檢閱完畢後，依審核結果點選 通過、退回上一關、退回送見者(退回給供應商)，即完成審核作業。
  8. 若有設定「審核通過時開窗確認」，選擇[通過]時會再開啟確認視窗，點選 確認 完成審核。

資料歷程記錄

下圖為MCD表格，點選[本次異動摘要]即會開啟資料異動明細。

資料異動歷程

下圖為REACH調查表，點選[本次異動摘要]即會開啟資料異動明細。

資料異動歷程

MCD表格拆分審核

MCD表格填寫內容、承諾書及拆解部位各自獨立審核的操作說明如下：

  1. 點選左側功能列選單 [檢視與審核] > [審核中心] > [審核-依表單] 。

  2. 透過 進階搜尋 展開查詢欄位，於[表單類型]欄位勾選MCD表格。

  3. 您可點選 查詢 查詢全部的待審核的MCD表格，或設定條件篩選特定的資料後查詢。

  4. 查詢結果清單會呈現於右下方的表格。

  5. 勾選要審核的MCD表格後，點選命令列上的 審核 鍵，開啟審核頁面。

  6. 您可點選審核附件上傳相關附加檔案，也可檢視過去的審核歷程及上次審核複檢。

  7. 點選畫面下方說明區塊的料號連結進入明細頁。

  8. 於承諾書區塊點選檢視 開啟文件，進行檢閱，審核完畢後於[審核]欄位下拉選擇 通過 或 退回 。

  9. 接著逐筆審核全部拆解部位，於[拆解]區塊點選拆解部位左方的Edit進入拆解部位審核頁面。

  10. 審核完畢後，於畫面上方的選擇 pass 或 return，頁面會自動跳轉回明細頁。

  11. 全部的拆解部位審核畢後，點選 關閉回到審核頁，依審核結果點選 通過、退回上一關、退回送見者(退回給供應商)，完成審核作業。

    說明 注意

    承諾書或拆解部位必須要全部都為通過狀態，才可將該筆MCD表格執行 通過。

依承認KEY值審核

  1. 點選左側功能列選單 [檢視與審核] > [審核中心] > [審核-依承認KEY值] 。
  2. 您可點選 查詢 搜尋全部待審核表單，或透過 進階搜尋 篩選特定的資料後查詢，欄位設定說明如下：
    • 料號、品名、規格、MPN、製造商、廠商代碼、廠商名稱：可輸入任意字元，以關鍵字搜尋。
  3. 查詢結果清單會呈現於右下方的表格。
  4. 勾選要審核的資料後，點選命令列上的 審核 鍵，開啟審核畫面。
  5. 同一個料號的MCD表格、物料表單及REACH調查表都會呈現在同一個頁面。
  6. 您可點選審核附件上傳相關附加檔案，也可檢視過去的審核歷程及上次審核複檢。
  7. 檢閱完畢後，依審核結果點選 通過、退回上一關、退回送見者(退回給供應商)，即完成審核作業。
  8. 若有設定「審核通過時開窗確認」，選擇[通過]時會再開啟確認視窗，點選 確認 完成審核。

依物料審核

  1. 點選左側功能列選單 [檢視與審核] > [審核中心] > [審核-依物料] 。
  2. 您可點選 查詢 搜尋全部待審核表單，或透過 進階搜尋 篩選特定的資料後查詢。
  3. 查詢結果清單會呈現於右下方的表格。
  4. 勾選要審核的資料後，點選命令列上的 審核 鍵，開啟審核畫面。
  5. 依據需求於上方選擇要進行檢視或審核的頁籤，分為[MCD表格]、[自訂表單]、[REACH SVHC]及[數據一致性分析]，個頁籤下方會顯示對應的關聯資訊及功能頁籤，下方將依序說明：
    • MCD表格：查閱並審核MCD表格的資料。
      • 承諾書 - 查看承諾書填寫內容，選擇是否[通過]或[退回]。
      • 拆解 - 查看所有拆解部位資料以及成分表和測試報告的填寫內容，測報還可與檔案進行比對，選擇是否[通過]或[退回]各個解拆部位。若物料有套用[建議拆解規則]，可點擊通過查看未填寫的拆解清單。
      • 除外條款 - 會顯示此筆MCD表格引用的除外條款。
      • 資料異動歷程 - 查看表單每次送審時資料異動的歷史記錄。
      • 審核歷程 - 可查看所在關卡及所有執行動作、相關訊息、建立人員及時間。

  • 審核附件 - 可上傳與本次審核相關的審核檔案。點選Select 選取要上傳的檔案後點選Upload，再點選 新增 即完成檔案附加，若有註記事項可於右方說明欄位填入。

  • 自訂表單 - 查閱並審核物料表單，可點選審核附件上傳相關附加檔案，也可檢視過去的審核歷程及上次審核複檢、資料異動歷程。

    • REACH SVHC：查閱並審核REACH SVHC調查表的資料。此頁籤的[通過]、[退回上一關]及[退回送件者]按鍵因應REACH調查表[批次回覆]作業，可展開為下拉清單，選擇要單筆或整批執行審核動作(如下圖)。

      整批審核

      • 聲明物質明細 - 供應商所填寫的 REACH SVHC清單內容。
      • 審核歷程 - 可查看所在關卡、適用法規及所有執行動作、調查物質數量、相關訊息、建立人員及時間。
      • 審核附件 - 同上方MCD表格說明。
      • 資料異動歷程 - 查看表單每次送審時資料異動的歷史記錄。
      • 整批回覆清單 - 若供應商是用[批次回覆]的方式一次送審多筆REACH調查表，於此頁籤可查看所有一起送審的料件。

      說明可於查詢頁面的[整批回覆(REACH調查表)]查詢欄位勾選為"是"，來篩選[批次回覆]的REACH調查表。

    • 加州65：查閱並審核加州65調查表的資料(頁籤說明同上方REACH SVHC)。

    • 數據一致性分析 - 可查看MCD表格及REACH調查表所回覆的物質資訊是否符合。

      說明數據一致性分析比對

      • 會顯示此筆物料MCD表格及REACH調查表所有含有的物質清單資料和所填寫的含量。

      • 點選[MCD成分表]右方的 跳轉 可開啟MCD表格頁面；點選[REACH] 右方的 跳轉 可開啟 REACH調查表頁面。

  1. 檢閱完畢後，於[MCD表格]、[自訂表單]及[REACH SVHE]頁籤依審核結果點選 通過、退回上一關、退回送見者(退回給供應商)，即完成審核作業。

  2. 若有設定「審核通過時開窗確認」，選擇[通過]時會再開啟確認視窗，點選 確認 完成審核。

    提示報表

    可點選左上方的報表圖示將整個[審核依物料]的明細資料匯出為HTML檔，以利檢視。

其他操作

下述功能的位置皆位於審核頁面：

  • 查看[審核歷程]：點選審核歷程 可查看所在關卡及所有執行動作、相關訊息、建立人員及時間。

  • 上傳[審核附件]：

    1. 點選 審核附件開啟檔案上傳視窗。

    2. 於[上傳檔案]欄位點選 選取 選取本機的檔案後點選 上傳 上傳至系統。

    3. 您可於說明欄位填入註記訊息，最後點選 new加入附件。

    4. 下方會顯示加入的檔案清單，全部附件新增完成後點選 關閉關閉視窗。

  • 檢視[上次審核附件]：

    1. 點選 上次審核複檢 即可開啟前次審核附件清單。

    2. 可查看檔案、建立人員、時間和說明，點選檔名即可下載。

  • 若有開啟審核通知功能，信件之呈現會與[審核內容]所填寫的內容格式相同。

  • 點選資料異動歷程，查看表單每次送審時資料異動的歷史紀錄。

退回通知信件

當審核退回時，可決定是否要以信件通知已審核通過之關卡的審核人員，操作方式如下：

  1. 點選左側功能選單[參數設定]，點選查詢會出現所有資料。

  2. 選取「審核退回時通知相鄰關卡審核人員」後點選修改鍵。

  3. 於開啟的視窗將設定值設定為"是"，當執行退回動作時，系統即會自動寄發退回通知信前給前面關卡的審核人員。

    • 退回上一個關卡 - 上一個關卡中所有審核人員都會收到通知信件。
    • 退回送件者 - 所有前面審核通過之關卡的審核人員都會收到通知信件。

    退回通知信件範例

    退回通知信件

說明 廠商可信度/物料風險等級

  • 若於[廠商管理]功能有設置廠商可信度，於審核頁及明細頁會顯示廠商可信度的提醒。
  • 若於[物料管理]功能有設置物料風險等級，於審核頁及明細頁會顯示物料風險等級的提醒。
  • 若上述兩項都有設定，則會一起顯示提醒，如下圖。
    • 審核依表單僅有MCD類型表單會顯示提醒。
    • 需於[參數設定]開啟顯示。

廠商可信度及物料風險等級

檢視方式

  • [審核依表單]及[審核依承認KEY值]的自訂表單會將內容直接顯示在審核畫面，MCD表格、測試報告、成分表及REACH調查表則需點選料號連結檢視明細內容(如下圖-MCD表格審核畫面)。

    料號名細

審核權限

  • 在[審核依表單]及[審核依物料]下審核者只會看到自己有權利審核的表單，亦可看到此份文件指派的審核人員或審核群組。

  • [審核依表單]可開啟多筆審核及退回功能，須由管理者先至「使用者管理」功能進行權限設定([審核依承認KEY]值及[審核依物料]無法執行多筆審核及退回功能)。

退件重新審核

  • 若執行退回送見者：下方空格可填寫退回原因或其它註記說明。空格內的訊息會顯示在 NET平台端各類表單的編輯頁內。
  • 審核退回後重新送審之表單的審核方式與新案件相同，在清單頁面勾選資料後，點選審核 鍵進行審核，可於[前次審核說明]欄位看到前次審核所註記的說明。

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