自訂表單模組功能操作說明

模組手冊 > 自訂表單模組功能操作說明

GPM Light 系統提供自訂表單及流程功能，藉此可以在系統上對供應商做各式調查，以及利用簽核功能實現跨公司間的審批及通知功能，例如：零件承認流程。

自訂表單模組概要

  • 表單設定功能：GPM Light 系統提供組態化的表單設定功能，可以依據不同需求設計表單內容，透過豐富的欄位設定功能收集調查資訊。如：供應商調查表、零件承認書...。
  • 表單組態設定：如同 MCD組態設定功能，您可用不同管理條件設定表單的調查規則。
  • 表單發佈與查詢：對供應商發出表單調查，並且在過程中查詢調查的即時情形。
  • 表單填寫：供應商在NET供應商平台上填寫、回覆調查表單，同時也可以在文件庫中建立檔案供表單引用。
  • 表單管理報表：透過報表統計，讓系統廠管理員可以統計表單的調查狀態。

表單設定說明

如同利用文件或表格 (Word 或 Excel 電子檔案) 對供應商發佈調查的作法，您可以在表單設定功能中建立不同內容之表單，以達成不同的調查目的，具體操作方法如下：

建立表單

  1. 點選左側功能列選單 [控制台] > [表單設定] 。

  2. 在右側命令列上，點選 新增 鍵，開啟自訂表單編輯畫面。

  3. 在自訂表單編輯畫面設定表單屬性：

    • 表單名稱：輸入此表單的名稱，
    • 生效日/失效日：設定表單的啟用日期(生效日) ，或是表單停用日期(失效日)。
    • 調查對象：可設定本表單的發佈調查對象， 可以依廠商發佈或是依物料發佈。

  4. 設定欄位：表單內容可以依 "中心廠" (系統廠) 或 "供應商" 兩種角色設定不同的填寫欄位，讓整個調查流程可以依角色區分不同的填寫權限，一起共同完成表單填寫。

    欄位設定

    說明未設定供應商欄位

    未設定供應商欄位執行儲存時，系統會出現「供應商欄位未設定，是否存檔」的提示，避免建立表單時遺漏此項作業，若暫不設定，點選 儲存 後即可儲存表單，可於後續再進行編修。須注意，表單一旦生效後即無法修改及刪除。

  5. 點選清單下方 新增 鍵新增欄位，開啟新增欄位視窗：

    • 欄位名稱：設定符合欄位內容且易於理解的名稱。
    • 位置： 以2位數代碼的方式設定欄位位置，第一碼為英文，A 或 B 代表左欄或右欄；第二碼為數字，1開始起算，代表欄位上下排列位置，例如：A1為左欄第一排、B3為右欄第三排。
    • 欄位類型：有11大類型可供選用， 欄位類型詳細說明見下表[表單欄位類型說明]。
    • 欄位屬性：設定欄位屬性：
      • 是否顯示：此欄位是否顯示在表單上。
      • 必填：此欄位是否必須填入資料。
      • 預設值：欄位的預設內容。
      • 提示說明：提示此欄位的注意事項或填寫方式提醒。
      • 針對不同欄位類型而有的特定參數。
    • 備註：本欄位僅供設計上作為註記，用戶在填寫表單時不會看到。

  6. 上列資料設定完成後點選視窗上方 儲存 鍵，將欄位設定存入系統。

  7. 逐一完成欄位設定後，您可回到自訂表單編輯視窗，點選欄位清單上方的 預覽 鍵預覽表單完成狀態。

本預覽畫面為 GPM Light 系統外觀，GPM Light 2.5 以上版本用戶是在NET供應商平台上編輯表單，表單的外觀不同。

  1. 點選視窗左上角 儲存 完成表單設定。

Note 表單一旦生效即無法修改，只能修改[失效日]。一旦失效，所有欄位都無法更動，也無法再次使用此表單進行調查。

表單欄位類型說明

欄位類型共有15類，詳細說明請參考系統功能介紹 > 表單設定 > 欄位類型說明，設定介面及呈現效果如下：

  1. 有效期限

    • 系統廠端設定 有效天數
    • 供應商端呈現 A01

  2. 選項-多選

    • 系統廠端設定 有效天數
    • 供應商端呈現 A01

  3. 日期

    • 系統廠端設定 有效天數
    • 供應商端呈現 A01

  4. 下拉選單

    • 系統廠端設定 有效天數
    • 供應商端呈現 A01

  5. 連結檔案

    • 系統廠端設定 有效天數
    • 供應商端呈現 A01

  6. 上傳檔案

    • 系統廠端設定 有效天數
    • 供應商端呈現 A01

  7. 按鈕

    • 系統廠端設定 有效天數
    • 供應商端呈現 A01

  8. 六視圖

    • 系統廠端設定 有效天數
    • 供應商端呈現 A01

  9. 標籤

    • 系統廠端設定 有效天數
    • 供應商端呈現 A01
  1. 連結

  • 系統廠端設定 有效天數 設定連結網址的操作步驟： 1.點擊有效天數打開檔管理中心視窗 2.選擇要提供下載的檔後點擊複製連結 3.[關閉]視窗，在[連接網址]欄位貼上網址連結

  • 供應商端呈現 A01

  1. 多筆上傳
  • 系統廠端設定 有效天數
  • 供應商端呈現 A01
  1. 選項-單選
  • 系統廠端設定 有效天數
  • 供應商端呈現 A01
  1. 大文字框
  • 系統廠端設定 有效天數
  • 供應商端呈現 A01
  1. 圖片
  • 系統廠端設定 有效天數
  • 供應商端呈現 A01
  1. 文字框
  • 系統廠端設定 有效天數
  • 供應商端呈現 A01

NET供應商平台-表單欄位示範填寫畫面

平台表單示範

Info [有效期限]欄位補充說明

  • 當自訂表單有設定[有效期限]欄位且[有效期限]有值並審核狀態=通過時，表單才需要更新。
  • [有效期限]的預設值+[有效天數] (可設0)=此表單的更新週期(例：ISO表單，因為到期日是未來日)。
  • 建議可於[提示說明]輸入欲提醒廠商填寫方式的說明(例：請填寫ISO證書的到期日)。

連結檔案與上傳檔案的差異

  • 連結檔案-如設定此欄位，在填寫表單時，可直接引用已建立在[文件庫-自訂文件庫]內的資料，多用於共用文件。
  • 上傳檔案-如設定此欄位，在填寫表單時，是從使用者電腦本機直接上傳文件，多用於不共用文件，例如：物料圖片，因通常不會共用，因此建議以本機上傳，而非引用於自訂文件庫。

位置設定說明

如將兩個欄位的位置設定各設定為A1、B1時，呈現的效果如下(橫向)：

A1A1欄位填寫位置B1B1欄位填寫位置

Light系統 [表單設定]預覽畫面(橫向)

表單位置

NET供應商平台-表單填寫畫面

橫向

表單橫向

(直向)

表單-直

如將兩個欄位的位置設定各設定為A1、A2時，呈現的效果如下(直向)：

欄位名稱填寫位置
A1-有無包裝A1欄位填寫位置-選取有或無
A2-文件日期A2欄位填寫位置-選取日期

表單組態說明

在表單組態設定中，依據須調查的表單設定不同的調查規則。表單依據"調查對象" 區分為物料表單及廠商表單，這2種表單各有調查狀態及廠商通知設定設定。

於自訂表單調查設定頁籤，一般表單可設定調查方式，聲明調查表則可設定調查方式、適用範圍、調查頻率。

表單組態設定的操作步驟如下：

  1. 點選左側功能列選單 [控制台] > [表單組態設定] 。

  2. 在右側畫面上方的頁籤中，點選要編輯的組態類型。

  3. 選擇主要的[規則依循欄位]，每一組態類型皆需要指定，做為規則公式所依循的判斷基礎。

    表單組態

  4. 點選規則清單左下角的 新增 鍵，開啟規則的設定視窗。

  5. 設定規則內容(調查狀態、廠商通知設定)：

    • 規則名稱：設定規則名稱，建議直接寫[規則內容]以利辨識，因為在其它功能顯示時，會直接顯示[規則名稱]，例：於[表單發佈與查詢]功能進行[適用規則修改]時，點開清單僅會顯示組態的[規則名稱]。
    • 停用：本規則是否停用。
    • 套用順序：決定系統判斷套用規則的先後順序。
    • 套用規則：依規則依循欄位設定規則的公式 (公式的設定詳見下文)。
    • 規則內容：
      1. 調查狀態：會顯示適用的表單清單，設定每個表單在本規則範圍中的調查狀態及必填性。 表单组态
      2. 廠商通知設定：不會顯示表單清單，依頁籤(物料表單或廠商表單)設定本規則範圍中各項通知。 表单组态

設定規則內容(調查設定)：

  • 表單名稱：自訂表單的表單名稱。
  • 表單類型：自訂表單的表單類型，分為一般表單與聲明調查表。
  • 規則內容：
    1. 調查方式：可選擇依上傳清單或全廠調查。
    2. 適用規範(針對聲明調查表)：選擇此表單的適用規範。
    3. 調查頻率(針對聲明調查表)：可選擇僅調查一次或規範進版自動調查
    4. 可修改前版宣告物質含量：若勾選，則填寫此表單時可修改前版宣告物質含量。

表单组态

  • 生效日期：此表單的生效日期。
  • 失效日期：若此表單已失效，則顯示失效日期。

  1. 完成相關設定後點選 儲存 鍵，將規則資料存入系統，回到表單組態主畫面。

  2. 依規則依循欄位設定各個不同規則下的組態，完成設定後點選左上角 儲存鍵，將所設組態及所有規則已存入系統。

  3. 如果想整體確認組態細節，可以點選畫面上的 產生報表 鍵，系統將匯出完整組態及規則清單 Excel 檔。

表單組態報表

Info 預設[範本資料]之規則名稱

系統會預設一筆「規則名稱」為範本資料而「套用規則」為空白的項目，如果沒有設其它規則，所有匯進來的物料都會套用此基本規則。假設後續設定了其它的規則，已套用此規則的物料假使符合新設定的規則，也不會溯及既往重新進行套用。

套用規則說明

  • 表單發佈優先判斷特殊規則，如無特殊規則可判斷，則套用一般規則。
  • 規則不溯及既往匯入的物料。
  • 下圖和[MCD組態設定]的概念相同，只是此處的規則為表單。

下表特別說明「自動套用規則」及「套用順序」的設定注意事項，以下仍以料號做為說明基礎：

自動套用規則套用順序套用結果
空白0物料匯進來會先跳過此流程，待其餘流程都跑完仍有未能套用的物料時即回頭套用此規則 前提：未設有.*此流程
空白3(舉例)結果同上
.*0物料匯入只會套用此規則，即使有設定其它套用順序的規則，匯進來的物料也不會套用，多建議設在最後
.*3(舉例)會先走完0~2的流程，其餘沒有辦法套用的物料則會走入此流程
  • 除了「自動發佈時機」以外的頁籤，都可以利用滑鼠拖曳「套用順序」。
  • 該組態如已被套用時，點選 edit後除了「套用規則」可以修改外，其它內容無法編輯。

規則符號

符號說明
^代表『搜尋開頭的字元』的意思
.代表『一定有一個任意字元』的意思
*代表『重複前一個字元，0 到無窮多次』的意思
$代表『搜尋結尾的字元』的意思
\用來『分隔不同條件』

範例說明：當有兩個以上的[套用規則]時，請以|做區隔；^CA代表CA開頭的物料；CA$代表CA結尾的物料；^CA.*1$代表CA開頭且1結尾的物料，^CA|^CN代表CA及CN開頭的物料(其它[規則依循欄位]設定方式相同)。

規則內容- 調查狀態

(下圖以物料表單為主，廠商表單設定方式相同)

  • 選擇[調查狀態]為手動發佈或自動發佈。
  • 選擇[必填性]為非必填或必填。如為必填，[套用規則]所設定的物料都必須回覆此表單。

表單調查狀態及必填性

廠商通知設定

(下圖以物料表單為主，廠商表單設定方式相同)

  • 可勾選[不發mail]或其它通知條件，如為前者，系統針對表單調查及退件將不發送任何通知信，但仍需設定調查通知、退件通知與更新提醒的回覆天數。。
  • 輸入天數時，請輸入阿拉伯數字。

表單通知設定

流程設定

針對自訂表單可以設定審閱流程，以滿足管理上的要求 。流程設定的步驟如下：

  1. 點選左側功能列選單 [控制台] > [流程管理] > [流程設定]
  2. 在查詢頁面命令列上點選新增 鍵，開啟編輯視窗，即可開始新增流程。
  3. 在[審核表單]的下拉選單中選擇自訂表單。
  4. 在[審核關卡]區塊點選[新增]，開啟關卡編輯視窗開始新增關卡的規則[詳細操作說明請參閱系統功能說明>流程設定。

自訂表單發佈及管理

對於自訂表單的調查狀況，可以執行 [發佈]、 [停止調查]、 [重啟調查]、 [適用規則修改] 等管理動作：

  1. 點選左側功能列選單 [管理] > [表單發佈與查詢] 。
  2. 在右側查詢頁設點選 進階篩選 鍵，來查詢所需進行動作的表單。
  3. 點選 進階查詢 開啟進階搜尋畫面，於不同欄位設定查詢條件來篩選特定的表單紀錄。常用的查詢欄位如下：
    • 料號。
    • 廠商代碼，支援多筆查詢(用“,”間隔)。
    • 調查狀態。
    • 審核狀態。
    • 其它料件基本資訊，如：MPN、製造商、修改日期...。
  4. 勾選要查詢的自訂表單紀錄，點選 查詢可以查看表單內容。

表單發佈調查

要發佈自訂表單調查，操作步驟如下：

  1. 點選左側功能列選單 [管理] > [表單發佈與查詢]
  2. 在右側查詢頁點選 進階篩選 鍵，或是透過 進階查詢 篩選特定的表單紀錄。
  3. 在右下方清單中，勾選一筆或多筆要處理的表單後，點選命令列上的 發佈鍵

info 如在[表單組態設定]中已設定某類表單是自動發佈時，在此就無須再進行發佈。

表單停止調查

要停止自定表單調查，操作步驟如下：

  1. 點選左側功能列選單 [管理] > [表單發佈與查詢]
  2. 在右側查詢頁點選 進階篩選 鍵，或是透過 進階查詢 篩選特定的表單紀錄。
  3. 在右下方清單中，勾選一筆或多筆要處理的表單後，點選命令列上的 停止調查鍵
  4. 在提示視窗中可填寫停止調查原因後儲存。

表單重啟調查

  1. 在查詢篩選出特定的表單記錄後，可一次勾選一筆或數筆表單後點選 重啟調查。

  2. 不限於任何調查狀態，所有表單都可以執行[重啟調查] ，說明如下：。

    • 已發佈表單－適用規則已改變(例：要套用新規範時)，在執行[適用規則修改]後，再進行[重啟調查]。
    • 停止調查表單－欲重新啟動調查動作時，直接點選重啟調查。
    • 未發佈表單－若同時將"已發佈"及"未發佈"的表單進行[適用規則修改]，修改後，可同時勾選這兩種狀態的表單執行[重啟調查]，未發佈的會直接發佈，不用再另外點選 發佈。

  3. 重啟調查時，相關的狀態更動請參考下圖說明。修正完畢點選 儲存 。

表單適用規則修改

  1. 在查詢篩選出表單記錄後，可一次勾選一筆或數筆表單後點選適用規則修改 (不限定調查狀態)，可修正原先套用的調查規則。

  2. 修正畫面如下圖，適用規則(來自[表單組態設定]，已針對各類表單分別設定的調查規則)。修正完畢點選 儲存。

  3. 可於修正完畢後再執行[發佈]或[重啟調查]的動作。

tips

  • 已發佈的表單不可重新發佈。
  • 如未發佈的表單已被停止調查時，想要重新開始調查時，可點選[發佈]，而無須點選[重啟調查]。
  • 如為已發佈但尚未填寫完的表單重啟調查時，狀態不會改變，但該筆資料在[表單填寫]的應回覆日期會重新計算(此計算基準來自[表單組態設定]的廠商通知設定)。

通知功能

自訂表單的明細資料及狀態，可以郵件形式，通知需要知悉料件綠色調查狀態的相關人員，操作方式如下：

  1. 點選左側功能選單 [檢視與審核] > [表單填寫] 。
  2. 勾選一筆或多筆要寄發通知的資料。
  3. 點選 通知鍵。
  4. 系統會彈出通知郵件編輯視窗，欄位說明下。
    • 郵件主旨 - 系統預設文字，可依需求修改
    • 收件人 - 預設空白，點選 選取選取要收到通知的使用者
    • 副本 - 預設空白，輸入要寄送副本的mail
    • 正文 - 系統預設文字，可依需求修改
    • 附件 - 附加的Excel料件明細檔，點選 附件下載即可下載，可先行查看附件內容
  5. 確認郵件內容填寫無誤後點選 待辦稽催鍵。
  6. 系統會顯示「是否確認寄送?」的提示對話框，點選確定。
  7. 系統會顯示「Email 已發送」的提示，通知郵件寄送成功。

通知

說明所勾選的自訂表單資料會彙整在 Excel檔案，附件於mail。

自訂表單審核

(系統廠)自訂表單審核

如要審核供應商送審之自訂表單，請依下面步驟操作：

  1. 點選左側功能列選單 [檢視與審核] > [審核中心] > [審核-依表單]

  2. 點選右上側 進階查詢 ，於[表單類型]欄位勾選[自訂表單]後，點選 進階篩選 鍵。

  3. 在右下方清單中，勾選要審核的表單紀錄後，點選命令列上的 審核鍵。

  4. 在表單的審核視窗中，查閱送交之資料內容後，點選要下列三種要處理的動作後完成表單審核。

    • 通過
    • 退回上一關
    • 退回送件者

    如有審核意見請註記在審核說明的文字框中。

  5. 完成審核後請點選 儲存 或 儲存後關閉 鍵，將資料存入系統中。

info 畫面上方如有顯示[中心廠]，系統廠可於[中心廠]下方回覆資料。

自訂表單查詢與報表

透過承認狀態查詢，讓系統廠管理員可以了解表單的調查狀態。

物料承認狀態查詢

查詢物料表單承認狀態，操作說明如下：

  1. 點選左側功能列選單 [查詢與報表] > [物料承認狀態查詢]。
  2. 在右側查詢頁點選 進階篩選 鍵查詢所有表單紀錄，或是透過 進階查詢 設定條件篩選特定表單。
  3. 或是選定特定自訂表單 (可選取多筆)。
  4. 在查詢結果清單列中，勾選特定表單後，點選 查詢 查看特定表單內容，或是點選 發佈表單發佈未發佈的表單。

廠商承認狀態查詢

查詢廠商表單承認狀態，操作說明如下：

  1. 點選左側功能列選單 [查詢與報表] > [廠商承認狀態查詢] 。
  2. 在右側查詢頁點選 進階篩選 鍵查詢所有表單紀錄，或是透過 進階查詢 設定條件篩選特定表單。
  3. 或是選定特定自訂表單 (可選取多筆)。
  4. 在查詢結果清單列中，可以勾選特定表單，點選 查詢查看特定表單內容或是點選 發佈表單發佈未發佈的表單。

廠商統計報表

針對廠商回覆自訂表單的狀態，可以依流程站點分析各廠商的完成狀態比例，操作步驟如下：

  1. 點選左側功能列選單 [查詢與報表] > [廠商統計報表]。
  2. 在右側查詢頁點選 進階查詢 ，選取統計項目表單-必填以及表單-非必填，篩選特定表單後點選 進階篩選 鍵。
  3. 在右側查詢結果的清單中可以看到各廠商的自訂表單狀態統計。

表單統計報表

(廠商)自訂表單填寫

注意 版本功能說明

如果是GPM Light 2.5以上版本，供應商將於 GPN.NET 平台填寫自訂表單，相關說明請參閱供應商平台線上說明。

填寫表單

於GPM Light系統填寫表單的操作步驟如下：

  1. 點選左側功能列選單 [檢視與審核] > [表單填寫]。
  2. 在右側查詢頁點選 進階篩選 鍵，或是透過 進階查詢 篩選特定的自訂表單紀錄。
  3. 在右下方清單中，勾選要處理的紀錄後，點選命令列上的 修改鍵。
  4. 依自訂表單內容要求，填寫表單。

info 畫面上方如有顯示[中心廠]者即代表為中心廠欄位，由中心廠填寫，供應商無須填寫；下方顯示[供應商]者即為供應商所需回覆之資料。

  1. 方框或使用勾選的欄位直接填寫內容，說明如下：
  • 一行的方框只能輸入單行文字（如下圖的顏色）。
  • 大型方框可輸入多行文字（如下圖的品名規格描述）。
  • 小方格為可複選資料（如下圖的尺寸）。
  • 日期選擇（如下圖的文件日期），點選 即可選擇日期。
  • 小圓圈為單選資料（如下圖的外包裝）。
  • 下方紅框的兩種欄位，第一種欄位(其它相關文件)，點選可連結至[文件庫－自訂文件庫]新增相關文件後選取(新增方式可參考[文件庫] > [自訂文件庫]功能的說明)；如為第二種欄位(規格書)，點選[Select]後，在本機內選取要上傳的檔案後點選[Upload]。

並非所有表單都會有所有類型的欄位，請以中心廠實際發佈之表單為主。

  1. 未[送審]前可先點選[儲存]儲存相關內容。

  2. 填寫完成執行[儲存]及[送審]操作，即可將自訂表單回覆予中心廠審核

info如表單被退回，使用者更改後點選[儲存]後，有修正的欄位即會標示橘色。

相關功能

相關內容

← PreviousREACH模組 →